Mejore el control de las cuentas por pagar a través de la automatización

Control de cualquier empresa cuentas por pagar Ambos requieren mucha precisión y organización, ya que posibles fallas comprometen los recursos. No es de extrañar que el 44 % de las empresas en los EE. UU. quieran automatizar las cuentas por pagar para "aprovechar las eficiencias y los ahorros de costos que trae este cambio". Además, según Este informe de Business Insider, la automatización de procesos puede prevenir el fraude y aumentar el acceso a los datos de pago.

"La principal razón por la que muchas organizaciones no automatizan el procesamiento de facturas es que no saben cómo convencer a los responsables de la toma de decisiones de la importancia de la automatización". El informe del Instituto de Finanzas y Gestión muestra que. Ante posibles dudas y dificultades, mostraremos en este artículo cómo Automatización de procesos Las herramientas aportan una mayor eficiencia a sus cuentas por pagar.

¿Cómo controlar las cuentas por pagar?

El control de cuentas por pagar generalmente sigue el siguiente proceso, el cual se divide en tres grandes bloques:

1. Recibo de Cuentas por Pagar: Por lo general, de otros procesos, como el proceso de adquisición. Se debe emitir una orden de compra, la cual será enviada al proveedor, quien deberá responder con una factura. La empresa compradora debe emitir un informe sobre la recepción de los bienes o servicios, y luego la cuenta pasa a aprobación.
2. Aprobar: Los gerentes financieros suelen ser los encargados de analizar la información y aprobar el pago de los gastos. Si falta alguna información, la cuenta no se puede aprobar y se debe solicitar más información (como una nueva factura) al proveedor.
3. Pago: En el paso final del proceso, se determinará la fecha para procesar el pago. Una vez hecho esto, la base de datos de cuentas por pagar se actualizará y una vez que el proveedor reciba los fondos, será notificado y podrá responder a las encuestas sobre el proceso.

Todo este proceso se puede realizar de forma manual o automática. En el proceso manual, estamos hablando de documentos enviados y recibidos en papel o por correo electrónico, así como documentos utilizados para controlar cuentas y almacenar datos de proveedores. Hojas de cálculo. Toda comunicación depende del comportamiento humano.

Por otro lado, los procesos automatizados se basan en número Proceso de trabajo . Dicho flujo de trabajo es un proceso organizado con un flujo estandarizado de pasos y acciones para lograr el resultado final deseado con la máxima eficiencia. Están construidos y se ejecutan en un software de gestión de procesos en la nube.

De esta forma, toda la información está centralizada en el flujo de trabajo, y muchas de sus tareas pueden ser realizadas por el propio software, en lugar de ser responsabilidad exclusiva del equipo de profesionales, consumiendo su tiempo. Es esta transferencia de propiedad la que se llama automatización Características.

¿Por qué reemplazar la hoja de cálculo de cuentas por pagar en Excel con Workflow?

Guardar una hoja de cálculo de cuentas por pagar en Excel puede parecer una solución fácil y muy popular para administrar procesos, pero este tipo de herramienta presenta un riesgo particularmente peligroso para los procesos financieros donde la precisión es esencial para evitar el desperdicio o la frustración de los ingresos. Muy importante.

Estas hojas de trabajo centralizan la información en un solo documento al que varios miembros del equipo pueden acceder simultáneamente. Pero estas visitas simultáneas, junto con otros aspectos inherentes a las hojas de cálculo, pueden significar:

• Riesgo de pérdida de información en la edición.
• Falta de escalabilidad del proceso ya que las hojas de cálculo "acumulan" información mal navegada.
• Restricciones en la automatización porque la automatización en hojas de cálculo está muy limitada a fórmulas y no todos saben cómo configurarla.
• Las métricas son limitadas y los informes complejos no se pueden publicar de inmediato.
• La visibilidad se vuelve difícil porque no hay forma de notificar a los supervisores y clientes de los movimientos del proceso en las hojas de cálculo.

Además de centralizar la información como una hoja de cálculo, los flujos de trabajo te permiten automatizar procesos y coordinar su ejecución en un entorno escalable y fácil de visualizar. Esto significa que las tareas repetitivas y de baja complejidad ya no tendrán que ser realizadas manualmente por los miembros del equipo, ahorrando así a todos tiempo para actividades más complejas . Vea a continuación para obtener más beneficios.

Cómo ayuda la automatización a controlar las cuentas por pagar

Cuentas por pagar Proceso de trabajo Hay varias oportunidades de automatización. Las tareas más adecuadas para estas oportunidades son las tareas simples, las tareas frecuentes, las tareas condicionadas a la ocurrencia de eventos anteriores, las tareas repetitivas, las tareas programables y las tareas que se programaron previamente para que ocurrieran en alguna etapa del flujo de trabajo.

En el proceso de cuentas por pagar relativamente simple, predecible y repetitivo, muchas tareas cumplen con estos criterios. Hemos aislado algunos momentos en los que la automatización se puede aplicar fácilmente:

• Cadena de aprobación: A menudo, los supervisores deben aprobar las cuentas antes de procesar los pagos, y esto puede automatizarse. Puede configurar el software para designar aprobadores específicos de un valor o centro de costos, o notificar a los asignados (a través de correo electrónico u otras aplicaciones de mensajería) cuando es necesario revisar cuentas específicas para su aprobación.
• Aviso retrasado: Los pagos atrasados ​​pueden dar lugar a multas, que debe evitar. Es por eso que puede configurar su programa de flujo de trabajo para que le notifique cuando una cuenta se está demorando demasiado en cierta etapa del proceso o se retrasará.
• Notificar a los proveedores: Deje de perder el tiempo con correos electrónicos manuales. También puede utilizar la automatización para notificar automáticamente a sus proveedores que los pagos están en curso. Puede configurar los correos electrónicos para que se activen cuando una cuenta avanza desde una etapa en el flujo de trabajo o cuando se selecciona una opción.
• Posibilidades de integración (con otras plataformas): La integración de su flujo de trabajo con plataformas externas amplía las posibilidades de automatización. Por ejemplo, con Pipefy, puede enviar mensajes a los gerentes en Slack o Microsoft Teams que necesitan aprobación para pagar facturas. O registra facturas en QuickBooks o NetSuite y actualiza la información de tu recibo en los flujos de trabajo de Pipefy.

¿Cómo automatizar sus cuentas por pagar?

Para automatizar sus cuentas por pagar, primero necesita un plan. Es importante comprender completamente su proceso y elegir las herramientas adecuadas para configurar su flujo de trabajo y configurar estas automatizaciones. Su equipo y liderazgo también deben alinearse en torno a la nueva forma en que funciona el proceso. A continuación detallaremos estos pasos.

Planificación

Si aún no tiene un flujo de trabajo de cuentas por pagar con pasos y tareas estandarizados, es hora de crear uno. Si no comprende su proceso y no tiene un flujo de trabajo estandarizado hasta obtener el resultado final, no puede Automatice las tareas. Recuerde, para automatizar una tarea, debe ser repetitiva y predecible en el proceso.

Antes de configurar su flujo de trabajo en la nube, defina cada paso, las reglas de ejecución y qué tareas estarán en su flujo de trabajo, junto con la información necesaria para procesar y pagar su cuenta. Redacción fuera de línea, usando Símbolos y Representaciones Gráficas , y obtenga aportes de las personas de su equipo que tienen un conocimiento profundo del proceso y entienden sus cuellos de botella actuales.

Selección de software

Ahora que ha esbozado su flujo de trabajo, es hora de elegir la herramienta ideal para ponerlo en su entorno digital. Busque un software que sea reconocido como una buena solución para los equipos de finanzas y que le permita conectar su proceso de cuentas por pagar con varias otras personas en su empresa.

Vale la pena investigar si la herramienta que está buscando ofrece:

• Fuera de la plataforma flujo de trabajo Las plantillas, que se han ensamblado de acuerdo con las mejores prácticas del mercado, están listas para usar con solo unos pocos clics.
• Bandeja de entrada compartida , Para que pueda estandarizar las comunicaciones con los clientes internos y externos y obtener una imagen más clara de sus correos electrónicos.
• Formularios en línea personalizables , donde puede personalizar todos los campos, agregar archivos y conectar la información obtenida directamente a su flujo de trabajo automatizado.
• Portal , los clientes internos pueden centralizar varios formularios de su departamento y acceder a ellos fácilmente.
• Tablero e informar Desde la ejecución y la entrada hasta su flujo de trabajo para un fácil control de todo el proceso.

Implementar

Una vez que haya seleccionado una herramienta, es hora de configurar la automatización dentro de ella. Realice siempre pruebas y, una vez implementada la configuración, busque comentarios de su equipo para verificar que están logrando los resultados esperados. A continuación, te daremos un ejemplo de cómo crear automatizaciones en Pipefy, un software sin código que permite a cualquier persona crear flujos de trabajo y automatizarlos de una manera fácil y visual.

El primer paso es ingresar al flujo de trabajo de su proceso, al que llamamos tubería en el software, y hacer clic en el botón de automatización en el encabezado. Para configurar la automatización, vale la pena recordar que necesitará derechos de administrador.

Se abrirá una nueva página con las opciones existentes. Haga clic en Crear nueva automatización y configure la regla. La pantalla de Automatización tiene dos columnas: Eventos (izquierda) y Acciones (derecha). Debe seleccionar un evento y luego una acción. Los eventos son desencadenantes de acciones y las acciones en sí mismas son tareas automatizadas.

En Pipefy, puedes elegir entre el siguiente conjunto de eventos:

• Al crear tarjetas (elementos que requieren acción, como pagar una factura).
• Cuando una carta entra en un escenario.
• cuando una carta sale de una fase.
• Al actualizar un campo (al completar un campo en un formulario o modificar el valor que contiene);
• Cuando todas las tarjetas conectadas se mueven a una etapa específica (este evento debe crearse antes de la automatización conexiones entre tuberías).
• Actividad repetitiva (la acción se realizará dentro de un período de tiempo predefinido).
• Cuando se activa una alarma (la acción se activará cuando la tarjeta esté retrasada, vencida o caducada).
• Cuando se recibe un correo electrónico (enlace a la tarjeta).

Después de seleccionar y configurar la condición del evento desencadenante, puede vincularlo a una acción. En Pipefy, puedes seleccionar y personalizar cualquiera de las siguientes acciones:

• Crear una nueva tarjeta en un pipeline (crear una nueva tarjeta en un pipeline específico con la información que configures en los campos correspondientes).
• Crear una nueva tarjeta de conexión (crea una nueva tarjeta de conexión en un pipeline específico y configura la información en los campos correspondientes. Esta acción aún necesita realizar conexiones entre tuberías antes de la automatización). Por ejemplo, se puede crear una tarjeta de cuentas por pagar a partir de una tarjeta que completa un proceso de compra o reembolso.
• Move Parent: Mueve el padre a una etapa específica (también requerido conexión entre tuberías).
• Actualizar campo: actualice o complete automáticamente el valor del campo (esta acción le permite al usuario actualizar el campo desde la misma canalización que el evento).
• Mover cartas (mover cartas a una etapa específica).
• Enviar correo electrónico (enviar correo electrónico desde la plataforma Pipefy).

Entrenamiento en equipo

Una vez que haya configurado la automatización, es hora de capacitar a su equipo y asegurarse de que todos estén alineados con los objetivos de cambio, especialmente el liderazgo. Es normal experimentar cierta resistencia a las cosas nuevas, pero debe mostrarle a su equipo cómo la transición a un flujo de trabajo automatizado facilitará la vida de todos y mejorará sus resultados.

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Si tu proceso de cuentas por pagar está desorganizado y tu equipo necesita más motivación ante tanto trabajo repetitivo, regístrate en Pipefy y experimenta cómo la automatización puede transformar el trabajo diario de tu equipo. Pipefy es una plataforma fácil de usar para ti No es necesario saber ningún lenguaje de programación. .

Aun así, además de integrar su flujo de trabajo con aplicaciones ampliamente utilizadas por equipos financieros como NetSuite, QuickBooks, DocuSign, Slack, etc.) Más allá de conectarse, el software le permite crear y ejecutar automatizaciones desde las más simples hasta las más complejas.

Dentro de la plataforma, también puede utilizar formulario en lineal, haga que la entrada de su proceso sea más precisa y apruebe Bandeja de entrada compartida Aumente la colaboración del equipo, lo que terminará con la avalancha de correos electrónicos sin responder en su departamento.

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