Ir sin papel: cómo los formularios digitales pueden cambiar la forma en que trabaja

El uso intensivo de papel es perjudicial para el medio ambiente e incluso puede ser peligroso para las operaciones de una empresa. Los formularios y documentos en papel crean un riesgo permanente de pérdida de información y, a menudo, dan como resultado una repetición del trabajo debido a la necesidad de ingresar datos manualmente.

Muchas organizaciones se esfuerzan por eliminar el papel en sus operaciones diarias y esta tendencia sin papel parece reflejar las expectativas de los empleados. de acuerdo a Una encuesta de Adobe, el 83% de los profesionales encuestados cree que las formas obsoletas de manejar documentos reducen su capacidad para tener éxito y productividad en el trabajo, El 61% de los profesionales cambiaría de trabajo solo para manejar menos papeleo.

A pesar de esta percepción generalizada, los formularios en papel todavía se utilizan para muchas solicitudes y son un cuello de botella importante para muchos departamentos diferentes. Sin embargo, hay una solución. tabla de numeros Puede conectarse a varios procesos, acelerar procesos y escalar operaciones, Gestión simplificada de múltiples solicitudes . En este artículo, aprenderá cómo funcionan los formularios digitales y por qué deberían ser un aliado en su transición hacia una oficina sin papel.

¿Qué es un formulario digital?

tabla de numeros es una versión digitalizada del formulario en papel, con todas las funciones impulsadas por tecnología. Por ejemplo, los campos pueden aparecer o desaparecer según la respuesta, lo que no ocurre en los formularios en papel. En general, los formularios digitales se utilizan para recopilar la información necesaria para un proceso o trabajo como una solicitud de producto/servicio, haciendo todo lo que puede hacer un formulario en papel y más.

Además de ser más precisos que los formularios en papel en la recopilación de información (ya que puede solicitar un formulario completo antes de enviarlo), los formularios electrónicos son ecológicos y rentables, ya que no requieren impresión ni almacenamiento. Además, se puede completar y enviar desde una computadora o teléfono móvil, sin importar dónde se encuentre el encuestado. También se entregan de inmediato, lo que resulta en tiempos de respuesta más rápidos.

La tabla de números se puede utilizar como múltiples departamentos Fuentes de datos para diferentes propósitos. Aquí hay algunos ejemplos, solo por nombrar algunos:

• Finanzas : Solicitudes de compra, solicitudes de reembolso, informes de gastos
• Recursos humanos : Formularios para recopilar datos de candidatos durante el proceso de contratación o el proceso de incorporación, también como encuesta NPS para el proceso o solicitudes de vacaciones y licencia por enfermedad
• Marketing : Solicitud de contenido, solicitud de diseño
• Ventas : Formularios de incorporación de clientes, solicitudes de servicio, formularios de generación de clientes potenciales
• Atención al cliente : Formulario de comentarios del cliente, formulario de ticket de soporte

¿Por qué ir sin papel?

Los beneficios de migrar del papel a los formularios digitales van mucho más allá del impacto ecológico. Aporta múltiples ventajas a los equipos relacionadas con la gestión del tiempo y la mejora de la eficiencia. Aquí hay una lista de algunos de ellos:

• Procesamiento instantáneo de información: Ya no es necesario proporcionar formularios en papel directamente a los profesionales responsables de la actuación. Con los formularios digitales, la información fluye instantáneamente y acelera todo su proceso.
• Centralización: El software de gestión de procesos admite conexiones entre flujos de trabajo de procesos y formularios. Esta característica recopila toda su información en un sistema basado en la nube, eliminando la entrada manual de datos y optimizando el procesamiento y el almacenamiento digital.
• Optimice las interacciones con los clientes: Los formularios también se pueden usar para solicitudes de servicio o soporte al conectar a los clientes con departamentos dedicados al éxito del cliente. Recopilar información detallada y conectar a los clientes con flujos de trabajo eficientes puede ayudarlo a brindar una experiencia de cliente positiva.
• Mejore la visibilidad del estado de la solicitud: Cuando se conectan a un flujo de trabajo, los formularios pueden notificar automáticamente a los clientes y encuestados a medida que se revisan y procesan. Esto elimina la necesidad de comunicación manual, como enviar correos electrónicos con actualizaciones de estado en cada solicitud.
• Reducir el tiempo de respuesta. tabla de numeros Procesado rápidamente. No es necesario movilizar profesionales para recoger documentos y enviar formularios al departamento correcto, ya que las solicitudes electrónicas se pueden enviar de forma automática e instantánea.
• Mantenimiento eficiente de registros: El almacenamiento de información es otra ventaja de los formularios digitales porque no necesita espacio físico para colocar documentos. Por lo tanto, puede extraerlos con solo unos pocos clics sin tener que buscarlos en otras pilas de archivos.
• automatización: Cuando se crean en un software de flujo de trabajo, los formularios pueden integrar reglas automatizadas de manera efectiva, lo que ahorra tiempo en la organización, categorización y adopción de medidas en función de la información completada.
• Menos errores de proceso: Eliminar la entrada manual de datos significa deshacerse de una fuente clave de error de proceso. Al configurar los campos según el tipo de datos requeridos (fecha, correo electrónico, descripción, etc.), los departamentos pueden reducir la posibilidad de información errónea.
• Extraiga datos fácilmente: Los datos procesados ​​dentro de los formularios pueden asociarse con flujos de trabajo complejos y, en algunos productos de software, pueden integrar informes y paneles extraídos en tiempo real con solo unos pocos clics.

Formularios en papel frente a formularios digitales

forma de papel	tabla de numeros
Entrada manual de datos	entrada automática de datos
consumo de papel	sostenible y respetuoso con el medio ambiente
Posibles errores al completar campos	Precisión al rellenar campos
Requiere espacio físico para el almacenamiento	solución basada en la nube
Dificultad para recuperar información	La información es fácil de encontrar
El procesamiento de datos es lento	Procesamiento ágil de datos
No se puede aplicar la automatización	Apto para automatización
La transmisión depende de la entrega física	la transferencia es instantanea

Ejemplo de una tabla de números

Muchas empresas han transformado sus procesos al implementar formularios digitales. Cadena minorista brasileña al estandarizar las solicitudes de marketing en formularios con campos obligatorios Revista Luisa Se reduce la típica información faltante que lleva a la repetición del trabajo. Cuando el equipo cambia a formulario digital Los informes incompletos se redujeron del 47 % al 31 %, y se crearon y aprobaron más de 3000 activos de marketing por mes.

samsonite es el líder mundial en bolsas de viaje, equipaje y accesorios de primera calidad, otro ejemplo exitoso de implementación de formularios digitales. Samsonite Brasil comenzó a usar los formularios digitales de Pipefy para administrar las solicitudes de compra y en solo cinco meses ahorró más de 2370 horas de empleados asalariados y el tiempo perdido en el procesamiento manual de correos electrónicos y documentos.

Obtenga más información aquí Ejemplo de proceso:

• Reclutamiento : este formulario en línea recopila nuevas solicitudes y garantiza que su equipo de recursos humanos reciba todos los detalles que necesita en un solo lugar; además, se puede compartir a través de LinkedIn.
• solicitud de TI : recopile información detallada sobre las necesidades de los solicitantes y deje de recibir solicitudes de diferentes fuentes, como correos electrónicos, mensajes y formularios en papel.
• Solicitud de compra : Recopile fechas de vencimiento, contactos, facturas y recibos en un solo lugar y conéctelos directamente a su flujo de trabajo para procesar los envíos más rápido.
• solicitud de vacaciones : Elimine el papeleo compartiendo un formulario personalizado, y todas las solicitudes de vacaciones están centralizadas y son fáciles de enviar.

Formularios digitales + flujo de trabajo: un cambio de juego para su empresa

Una de las principales ventajas de las hojas de cálculo es que están directamente vinculadas a flujo de trabajo digital Conecte, acelere la ejecución y centralice todos los datos relevantes en una herramienta basada en la nube.

flujo de trabajo Dividir el proceso en diferentes pasos, de principio a fin, debería producir el resultado esperado. Los flujos de trabajo lo ayudan a planificar su progreso de una manera comprensible y fácil de seguir.

Cuando se digitalizan, permiten que equipos completos interactúen y ejecuten sus procesos estandarizando, mejorando la visibilidad y facilitando la colaboración. Los flujos de trabajo digitales muestran información en tiempo real, facilitan la comunicación entre los miembros del equipo y se conectan a diferentes procesos. También almacenan datos para informes o auditorías y organizan tareas de una manera que es fácil de automatizar.

Los productos de software que albergan flujos de trabajo digitales a menudo muestran formularios como entradas para un proceso organizado. Por lo tanto, la información enviada a través del formulario será procesada a través de los pasos necesarios. Dado que se opera electrónicamente, hay poco riesgo de pérdida de información y todas las acciones realizadas están estandarizadas y posiblemente automatizadas, lo que permite una ejecución más fluida.

Conecte formularios personalizados a su flujo de trabajo digital Garantizar la detección de errores con Pipefy

Cómo crear una tabla de números con 3 herramientas

Ahora que conoce la importancia de los formularios digitales, siga estos pasos para crear un formulario digital utilizando tres herramientas populares diferentes: Google, Typeform y Pipefy. Todos ellos tienen características diferentes, cada uno con ventajas y desventajas.

Crear un formulario de Google

Google Forms es fácil de usar y una popular solución gratuita. Sin embargo, no se pueden conectar a flujos de trabajo, ni se pueden automatizar, y hay pocas opciones de personalización:

1. Visite formularios.google.com
2. Haga clic en "En blanco +"
3. Se abrirá un nuevo formulario
4. ponle un titulo a la tabla
5. Edite la pregunta del formulario seleccionando un formato o agregando una pregunta según las opciones en la columna de la derecha. Haga clic en la papelera en la parte inferior de la página para eliminar la pregunta
6. Seleccione "Obligatorio" si una pregunta específica es obligatoria
7. Haga clic en "Enviar" para enviar el formulario por correo electrónico u obtener su enlace para compartir

Crear un formulario Typeform

Typeform es otra solución gratuita para crear formularios que permite una mayor personalización que Google Forms, además de aplicar condiciones lógicas a los campos de visualización. Aún así, Typeform no permite a los usuarios automatizar formularios o conectarlos a flujos de trabajo complejos.

1. Registro Typeform
2. Haga clic en "Comenzar desde cero" o elija una de las plantillas disponibles
3. Elija un nombre para el formulario y el tipo de formulario que está creando (si es una encuesta, una solicitud de servicio, un formulario de comentarios, etc.)
4. Edite la pregunta en el formulario, seleccionando el campo de respuesta apropiado (por ejemplo, número de teléfono, texto breve, texto completo, declaración, opción múltiple, etc.)
5. También puedes configurar el diseño y subir fotos en la barra lateral derecha
6. Si desea utilizar la lógica condicional para ocultar o mostrar algunas preguntas, haga clic en Lógica
7. Una vez hecho esto, puede obtener una vista previa o publicar el formulario haciendo clic en la opción apropiada
8. Si elige "Compartir", obtendrá un enlace para compartir o puede enviar el formulario directamente por correo electrónico o chat.

Crear un formulario de Pipefy

Pipefy Forms es la solución más compleja y poderosa de las tres. Puede implementar múltiples opciones de personalización e integraciones entre formularios y flujos de trabajo, y aplicar reglas de automatización a sus formularios para procesarlos más rápido. Para crear un formulario en Pipefy, debe completar los siguientes pasos:

1. visita que quieras El proceso de creación de un formulario en Pipefy
2. Haga clic en "Formularios" en la parte superior de la página
3. Verá múltiples opciones en la pantalla para crear un formulario desde cero, debe seleccionar "Editar" en el lado derecho de la página
4. Puede arrastrar y soltar los campos más adecuados en el formulario
5. Para personalizar la interfaz pública del formulario, puede cambiar el logotipo y el fondo. En esta sección también encontrará enlaces compartibles al formulario
6. Puede aplicar lógica condicional al formulario haciendo clic en Condiciones de campo. De esta manera, algunos campos se ocultarán o se mostrarán en función de las respuestas anteriores que haya obtenido.
7. automatización También se aplica. Primero, haga clic en Automatización y luego haga clic en Crear automatización. Después de eso, debe configurar un evento para desencadenar una acción específica en su flujo de trabajo. Este disparador podría ser un campo en su formulario

Cambia la forma en que tu equipo maneja las solicitudes con Pipefy

Olvídese de los formularios en papel y todos los cuellos de botella que crean: error humano, reelaboración, pérdida de información importante y más. Pipefy es un software sin código , que le permite mejorar la ejecución y llevar la transformación digital a su flujo de trabajo sin escribir una sola línea de código.

El uso del software para crear flujos de trabajo a prueba de errores y conectarlos con formularios digitales garantiza una mayor precisión al recopilar información de candidatos, solicitantes, clientes y diversas partes interesadas. También puede aprovechar las mejores prácticas integradas en el mercado flujo de trabajo o Plantillas gratuitas para formularios.

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