Diagramas de flujo de trabajo: ejemplos y mejores prácticas

Ejemplo de diagrama de flujo de trabajo

Esta página trata sobre los flujos de trabajo, cómo se ven y la información que contienen. Has venido al lugar correcto si:

• Usted o alguien de su organización no está satisfecho con el resultado de su proceso o flujo de trabajo actual y desea solucionar el problema.

• Necesita más control y conocimiento sobre cómo se realiza el trabajo.

• Usted es un desarrollador ciudadano y es la mejor persona para resolver problemas de flujo de trabajo para su equipo porque entiende el flujo de trabajo y las tareas tanto como cualquiera.

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Visión general

A continuación, veremos tres ejemplos detallados de diagramas de flujo de trabajo comunes: contrata , compra y Incorporación de clientes . También proporcionaremos algunas mejores prácticas e intentaremos responder algunas de las preguntas más comunes que escuchamos de las personas que trazan flujos de trabajo.

Si usted está buscando símbolo de diagrama de flujo , Gestión de flujo de trabajo , automatización de tareas información o sobre Cómo crear un flujo de trabajo La información general también la tenemos. También puede encontrar enlaces a cualquiera de estos temas en la parte inferior de la página.

Ejemplo 1: flujo de trabajo de incorporación de empleados

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Tipo de gráfico: Carril

En este ejemplo, el flujo de trabajo se ha mostrado como un diagrama de carriles. Este tipo de diagrama es especialmente útil cuando el trabajo (tareas, documentos, información, etc.) va y viene entre equipos o departamentos. Así es como funciona:

Los diferentes actores involucrados en el proceso se enumeran a la izquierda. En este caso, comenzamos con el equipo de reclutamiento, ya que proporcionaron el disparador para iniciar el proceso de incorporación al enviar una oferta firmada al Equipo de Capacitación y Desarrollo de Empleados (ETD). Queremos asegurarnos de entender el traspaso entre los reclutadores y el equipo de ETD.

El centro de la figura incluye 7 carriles. Cada calle representa el tiempo, el esfuerzo y la atención de un equipo específico. A medida que el trabajo pasa de un equipo a otro o de una persona a otra, se realiza un seguimiento de su movimiento a través de líneas aerodinámicas, en cuyo caso los íconos nos ayudan a identificar la naturaleza de la tarea en un punto determinado.

Finalmente, la columna de la derecha enumera los resultados finales de cada equipo. Si estos resultados se completan y cuando se completan, la instancia de flujo de trabajo se puede considerar completa.

actor	cualquier persona o cosa que sea propietaria de la obra. Puede ser un equipo, departamento, persona, sistema o máquina.
carril de natación	El tiempo, la energía, la atención u otros recursos de un participante en particular. Muestra el movimiento de trabajo entre los actores.
resultado	Una salida o conclusión específica necesaria para que un flujo de trabajo se complete correctamente.

Preguntas frecuentes: ¿Necesito usar símbolos especiales para crear diagramas de flujo de trabajo? responder: incierto. Su diagrama debe funcionar para usted y su equipo, así que manténgalo lo más simple posible. En algunos casos querrá utilizar un conjunto de Símbolos de diagrama de flujo estandarizados para ayudar a las personas a identificar rápidamente ciertos elementos del proceso. Sin embargo, no todo el mundo está familiarizado con la biblioteca de símbolos estándar completa. Para los desarrolladores ciudadanos y los miembros del equipo que intentan mapear rápidamente su flujo de trabajo, los cuadros simples para cada paso del proceso pueden funcionar igual de bien.

Ejemplo 2: Proceso de adquisición

Los flujos de trabajo de adquisiciones pueden ser complejos. Esto se debe a que el proceso de compra es en realidad una serie de subprocesos interrelacionados, que incluyen la aprobación de proveedores, la creación de órdenes de compra, la recepción de bienes y el pago de facturas. Su proceso de adquisición puede incluir otros subprocesos, pero estos cuatro son los más comunes, por lo que nos centraremos en ellos.

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Tipo de gráfico: Diagrama de flujo

Como puede ver, incluso un simple proceso de adquisición tiene mucho que hacer. Esto se debe a que el proceso de adquisición es en realidad una serie de cuatro subprocesos que conforman el proceso desde la adquisición hasta el pago: Aprobación proveedor ,crear orden de compra , recibir bienes y pagar factura .

Mejores prácticas: Los diagramas de flujo de trabajo pueden llegar a ser muy grandes y tienden a expandirse, según el alcance del proceso y la cantidad de detalles que desee proporcionar. Antes de explicar el proceso, considere si es necesario dividirlo en subprocesos.

Mejores prácticas: Asegúrese de que el nombre del subproceso refleje el resultado deseado. alec agudo Se recomienda el formato verbo-sustantivo. Por ejemplo, "Aprobar proveedores" es más preciso y claro que "Proceso de aprobación de proveedores".

Ejemplo 3: proceso de incorporación de clientes

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Tipo de gráfico: Diagrama de flujo

Como vimos en el ejemplo del proceso de adquisición, algunos procesos son en realidad grupos de flujos de trabajo que funcionan juntos y dependen unos de otros. En este caso, identificamos seis flujos de trabajo distintos que deben completarse para incorporar clientes con éxito.

Mejores prácticas: Al crear un diagrama de flujo de trabajo, depende de usted cómo posicionar el proceso. Según la complejidad del proceso y las herramientas utilizadas para ilustrar el flujo de trabajo, es posible que deba crear un diseño horizontal o vertical. Es común que las acciones del flujo de trabajo se muevan de izquierda a derecha y de arriba a abajo.

Preguntas más frecuentes

¿Hay otros ejemplos y tipos de diagramas de flujo de trabajo?

Sí, hay algunos tipos especiales de gráficos que pueden ser útiles.

Además de los diagramas de carriles y los diagramas de flujo de procesos de los ejemplos anteriores, hay otras formas de ilustrar su flujo de trabajo. Son SIPOC (acrónimo de Proveedor, Entrada, Proceso, Salida, Cliente) y BPMN (acrónimo de Notación de Modelo de Proceso de Negocio).

SIPOC y BPMN En lugar de generar distintos tipos de diagramas, una forma de estandarizar los componentes, el lenguaje y el formato de las ilustraciones del modelo de flujo de trabajo. Estos métodos pueden ser más adecuados para los usuarios que se ocupan de los flujos de trabajo desde una perspectiva muy técnica.

¿Qué tipo de gráfico debo usar?

En última instancia, el tipo de gráfico que cree depende de usted. Un buen diagrama debe ser útil, contener toda la información relevante y ser comprensible para todas las partes interesadas. En general, cuanto más simples sean sus diagramas, mejor.

En algunos casos, necesita crear diagramas usando un conjunto estandarizado de símbolos de diagrama de flujo o usando un método específico para organizar y visualizar procesos.

Para muchas personas, un diagrama simple que represente con precisión a todos los actores (personas, departamentos, sistemas, máquinas, etc.) y todos los pasos necesarios para producir un resultado específico es suficiente. En algunos casos, el proceso que conduce a la creación de un diagrama será extenso y requerirá aportes de muchas partes interesadas. Estas situaciones pueden resultar en diagramas más complejos.

¿Cuánto detalle debo agregar al diagrama?

Cuantos más detalles pueda agregar a un diagrama, más información podrá obtener sobre cómo mejorar su proceso. Sin embargo, uno de los riesgos del trabajo de diagramación es que demasiados detalles pueden obstaculizar los esfuerzos de mejora del proceso.

Primero, pregúntese quién es la audiencia del gráfico. Si los líderes empresariales están interesados ​​en una vista de los procesos de 30 000 pies, es mejor mantenerla simple y centrarse en las transferencias (donde el trabajo se mueve entre personas, departamentos o sistemas). Si realmente necesita profundizar en las malas hierbas de un flujo de trabajo específico, deberá mapear cada tarea en el proceso y agregar contexto adicional según sea necesario.

También tiene sentido crear varios diagramas para un flujo de trabajo, cada uno con un nivel de detalle diferente.

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