¿Cómo pueden los formularios en línea mejorar la productividad empresarial?

En línea sábana por lo general, consiste en una lista de preguntas que deben completarse, como en una encuesta. Sin embargo, para las empresas, tener formularios en línea brinda acceso rápido a información crítica para sus operaciones.

Compras, facturación, contratación y atención al cliente en línea: hay varias áreas en las que las empresas pueden usar esta función para aumentar la productividad y la eficiencia. En este artículo, veremos cómo las empresas usan los formularios y algunas de las mejores prácticas al implementarlos, tanto para responderlos como para crearlos.

Uso de formularios en procesos comerciales

Las empresas que venden productos o servicios personalizados pueden usar el formulario en línea para simplificar su proceso de ventas. Por ejemplo, en lugar de intercambiar correos electrónicos o mensajes de texto con cada cliente, pueden crear una lista personalizada de preguntas que los clientes deben responder. Este formulario proporcionará rápidamente toda la información que estas empresas necesitan para proporcionar a sus clientes.

Al centralizar las respuestas en una sola plataforma, los equipos pueden ver rápidamente cada solicitud, ordenarlas por fecha (u otros criterios), realizar un seguimiento del progreso de cada solicitud y más. Esto hace que la gestión de solicitudes sea mucho más fácil que analizar docenas de mensajes de texto o interminables intercambios de correo electrónico, y reduce la posibilidad de errores.

Pero el proceso de ventas es solo una instancia en la que los formularios en línea pueden hacer que su negocio sea más eficiente. Por ejemplo, los recursos humanos. equipo Los formularios también están disponibles para clientes internos que desean solicitar tiempo libre o tiempo libre pagado. A su vez, el personal de TI puede recurrir a la misma solución para clasificar más fácilmente los tickets de la mesa de ayuda.

La atención al cliente es otro departamento que utiliza con frecuencia formularios en línea. Si alguna vez solicitó ayuda con un producto o servicio y luego recibió un correo electrónico de encuesta rápida sobre su experiencia, lo ha visto en acción.

En todos los casos, la idea es utilizar tablas para estandarizar la información recibida en cada etapa del proceso.

Considerándolo todo: Los formularios son útiles siempre que se inicie un proceso comercial con información de partes distintas del propio equipo responsable.

Algunos de los usos de formularios online en una empresa Beneficios incluidos:

• Centralice toda la información en un solo lugar.
• Simplificar las interacciones con los clientes.
• Obtenga una imagen completa del estado de cada requisito.
• Reducir el tiempo de respuesta.
• Cree un registro que contenga un historial completo del flujo de información.

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Mejores prácticas para crear formularios en línea

Si está creando un formulario en línea para su empresa, existen estrategias para garantizar que los participantes completen la información necesaria fácilmente. Estas prácticas facilitan que sus clientes ingresen datos correctamente, aprovechando los beneficios que obtiene al usar esta función en su flujo de trabajo.

1- Simplifica las cosas

En general, cuantos más campos tenga su formulario en línea, menos probable es que la gente lo complete. Por lo tanto, es una buena idea mantener sus formularios lo más simples posible. Además, trate de mantener las descripciones de cada campo precisas y breves para que todos entiendan exactamente lo que quiere saber.

2- Transparente

Si se solicita información confidencial, es mejor explicar rápidamente por qué se necesita. Por ejemplo, si necesita que los clientes proporcionen su dirección por motivos legales, déjelo claro en el formulario. Si algo es difícil de probar, vale la pena preguntarse qué tan relevante es esta información.

3- Resalta qué campos son opcionales

Si un campo es opcional, considere si debería aparecer en su formulario. Si es absolutamente necesario, asegúrese de que los encuestados puedan ver claramente qué campos son obligatorios y cuáles no.

4- Deja un espacio de comentarios

En algunos casos, puede ser una buena idea tener un campo extra no obligatorio llamado "Comentarios adicionales". De esta manera, si su cliente cree que necesita agregar información no solicitada (pero potencialmente importante), puede hacerlo.

5- Configura cada campo adecuadamente

Algunos formularios en línea permiten a los usuarios configurar campos de relleno para que solo se considere válido un tipo de respuesta. Por ejemplo, si el documento requiere una fecha, simplemente permitirá que los encuestados escriban números (y los mostrará automáticamente en el formato de fecha adecuado). Esta lógica es útil para evitar respuestas que no coincidan con los datos solicitados.

Cómo llenar el formulario en línea

Aquí hay algunos consejos adicionales que puede seguir al completar formularios en línea para hacerlo de la manera más eficiente y rápida posible:

1- Usar autocompletar

Algunos navegadores pueden autocompletar campos como "Nombre" y "Correo electrónico" en varios sitios web. Si su navegador es compatible con esta función, esta es una forma segura de acelerar el proceso de llenado de formularios en línea. Recuerda comprobar que tus datos son correctos al final.

2- Lee atentamente todos los campos

Suena obvio, pero leer cada pregunta del formulario en su totalidad lo ayudará a completarlo más rápido. Por ejemplo, ver todos los campos antes de comenzar también puede ahorrarle tiempo al evitar que escriba su nombre donde debería estar su dirección.

3- No permita que el formato de los documentos se interponga en su camino

Si necesita completar un formulario en línea en formato PDF pero no puede usar las herramientas de Adobe, recuerde que puede usar otros servicios en línea gratuitos para hacerlo. Por ejemplo, Google Drive Puede ayudarlo a completar formularios PDF en línea.

4- Leer el formulario hasta el final

Leer cada campo del formulario antes de comenzar a completarlo puede ayudarlo a completar esta tarea más rápido. Esta estrategia evita errores y reprocesos.

Cómo firmar el formulario en línea

1 – Uso de servicios en línea

A veces, es posible que se requiera que los formularios estén firmados. Este proceso puede parecer difícil ya que no puede usar un lápiz normal en un documento digital, pero aquí hay algunas opciones para resolver este problema:

Algunos servicios le permiten firmar formularios en línea de forma gratuita. P.ej, Adobe Rellenar y firmar, cree firmas para documentos en su computadora, dispositivo Android o iOS. Alternativamente, también puede usar DocuSign.

2- Crear archivo de imagen

También puede crear firmas digitales desde cero utilizando editores de imágenes como PhotoShop o incluso MS Paint, oa partir de imágenes de firmas dibujadas a mano. En este caso, debe guardar su firma en.png u otro formato obligatorio utilizando el editor de imágenes de su elección. Luego cargue el archivo de imagen en la barra de firma.

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