Automatización de Procesos en BPM: Cómo Mejorar la Eficiencia Empresarial

La automatización de procesos ya era tendencia antes de la pandemia del Covid-19. En 2023, Encargado por NICE y realizado por Forrester Consulting Según una encuesta, el 80% de las empresas cree que la automatización de procesos es una solución esencial para mejorar la eficiencia del equipo. El 88 % ve la automatización como una estrategia de reducción de costos y el 72 % la ve como un impulsor del servicio al cliente.

La pandemia finalmente ha acelerado la automatización en muchas empresas. "A medida que la automatización del trabajo desde el hogar se ha acelerado debido a la COVID-19, los proveedores de tecnología luchan por satisfacer las nuevas demandas. De manera crucial, transmiten el mensaje de que las oficinas híbridas están habilitadas por el diseño, no por el entorno", dijo la investigadora Allison Correia en Corporación Internacional de Datos (IDC) destacado en el informe sobre el tema.

La automatización puede acelerar y conectar procesos de manera más efectiva y evitar errores. Pero, después de todo, ¿cómo aparecen en la vida real y cómo se implementan? A lo largo de este artículo, explicaremos qué es la automatización de procesos, por qué es importante y cómo prepararse para cambiar los flujos de trabajo a través de la automatización.

¿Qué es la automatización de procesos?

Proceso automatización Comprende una serie de tareas manuales que realizan diferentes procesos de manera automatizada y coordinada a través de la tecnología (principalmente software). Esto simplifica las tareas simples y repetitivas y minimiza el error humano y el riesgo potencial en todos los procesos. Como resultado, su equipo obtendrá una mayor eficiencia y agilidad.

Es importante recalcar que la automatización de procesos no excluye el elemento humano, sino que permite optimizar el rendimiento. En otras palabras: liberar a su equipo de realizar tareas manuales le permite concentrarse en los pasos del proceso que requieren más creatividad, algo que el software aún no puede realizar tan bien como los humanos.

Hoy en día, es posible gestionar el software Automatice los procesos de una manera fácil , puede configurar reglas de automatización y aplicarlas a su trabajo diario, sin necesidad de su equipo de TI o conocimientos de programación.

¿Cuál es el proceso en BPM?

Esta es una expresión muy común en el mundo empresarial, pero ¿alguna vez te has preguntado qué es BPM y cómo se relaciona con los procesos? Como el nombre sugiere, La gestión de procesos de negocio es un conjunto de métodos que se centran en la gestión de procesos.

Estos métodos guían la optimización de los procesos de negocio con el objetivo de aumentar la eficiencia y eficacia de estos procesos a través de la gestión del sistema. Gestionar un proceso significa definir una secuencia específica de sus actividades en un momento específico, un lugar específico y una persona específica a cargo. Los procesos siempre tienen un principio y un final, y entradas y salidas bien definidas.

Para aplicar los principios de BPM a los procesos de su empresa, debe analizar, modelar, automatizar, integrar, monitorear y optimizar continuamente sus procesos por completo. BPM no se realiza todo a la vez, sino que significa un seguimiento y mejora continua de todos los procesos.

BPM también se ve a menudo como un sistema completo de información y comunicación, a través de una estructura de documentos para publicar, almacenar, crear, modificar y administrar procesos y acceder a ellos en cualquier momento y en cualquier lugar.

El enfoque de las tecnologías BPM disponibles hoy en día es analizar la gestión de cada proceso de principio a fin. Las plataformas BPM combinan las prácticas de gestión de procesos con las tecnologías de estandarización y automatización existentes, siempre con el objetivo de mejorar continuamente la productividad y la eficiencia organizacional.

¿Cómo automatizar procesos en tu BPM?

Ahora que sabe qué es la automatización y qué es BPM, es hora de aprender a automatizar procesos en BPM, también conocido como BPA (Business Process Automation). A continuación, describiremos los principales pasos que puede seguir para deshacerse de los riesgos y problemas de un proceso completamente manual y poder estandarizarlo y acelerarlo.

1) Identificar y mapear el proceso

Casi cualquier proceso se puede automatizar, pero necesita Determina cuáles son tus prioridades , que puede ser un proceso crítico en su empresa o un proceso con una gran cantidad de tareas manuales relacionadas. Los departamentos donde los empleados están bajo una enorme presión por su trabajo diario también deberían ser los primeros en emprender esta transformación digital.

Una vez hecho esto, debe mapear y construir Esos todavía no tienen flujos de trabajo estandarizados y reproducibles. Necesitan tener pasos, entradas y salidas bien definidos para identificar y eliminar sus cuellos de botella a través de la automatización. Vale la pena reunir al equipo y a las personas que conocen mejor el proceso específico para la tarea.

2) Establecer objetivos comerciales

El siguiente paso es definir los objetivos o beneficios específicos que su empresa quiere lograr a través de la automatización, ya sea para un proceso o un conjunto de procesos. P.ej: Automatice los procesos de marketing Puede traer más agilidad a la entrega del departamento e incluso impactar en las ventas. automatización Reclutamiento Puede resolver el problema de los talentos profesionales insuficientes y la contratación lenta.

Para una empresa en crecimiento, por ejemplo, la automatización garantiza una mayor escalabilidad: puede hacer que sus procesos sean cada vez más sólidos sin tener que contratar personal todo el tiempo.

3) Elija el software de automatización ideal

Después de establecer prioridades y objetivos, es hora de elegir el software para construir y automatizar sus procesos en flujos de trabajo. Priorice productos que vayan más allá de la funcionalidad básica y admitan una amplia gama de tipos de automatización, pero que sean fáciles de implementar y usar y no requieran conocimientos avanzados de programación.

Aquí hay algunas características clave de un buen software de automatización:

• Interfaz simplificada : El software elegido debería permitirle configurar fácilmente automatizaciones complejas. En este sentido, una interfaz visual y fácil de usar es esencial, y la automatización se basa solo en la selección de proyectos y flujos de trabajo, que se pueden ensamblar simplemente arrastrando íconos.
• Integrado : Para ampliar el potencial de la automatización, el software debe permitir la integración con otros programas y herramientas que ya utiliza cada departamento, de modo que un evento desencadene el otro.
• Correo electrónico automático : Las bandejas de entrada compartidas permiten la colaboración en equipo y el envío automatizado de plantillas prediseñadas, lo que le ahorra a su equipo el tiempo y el esfuerzo invertidos en administrar el correo electrónico y aumenta la eficiencia de los procesos que dependen de este tipo de comunicación..
• Plantillas preparadas : Si la herramienta de su elección ya proporciona plantillas listas para usar, creadas de acuerdo con las mejores prácticas del mercado para cada proceso, puede ahorrar tiempo al crear sus propios flujos de trabajo.
• Reporte y Tablero : Para monitorear el desempeño de un proceso, las métricas son esenciales. Por lo tanto, priorizar las herramientas que brindan informes completos y paneles detallados sobre las operaciones de flujo de trabajo.

4) Capacitar al personal

Para que la automatización logre los resultados deseados, su equipo debe saber cómo usar correctamente la herramienta elegida para ejecutarla. Además: todos deben comprender el propósito del cambio y ser coherentes con él. Es común encontrar cierta resistencia por parte de los colegas al principio.

Por lo tanto, le recomendamos que promueva capacitaciones, conferencias y demostraciones para educar a su equipo sobre la necesidad real de automatización. Después de todo, una de sus principales consecuencias es hacer la vida más fácil a todos en el trabajo.

5) Monitoreo de resultados

La automatización de BPM no es una ronda única y limitada. Como mostramos en este artículo, a medida que los procesos evolucionan y las necesidades de la empresa cambian, siempre debemos comprender los procesos y optimizarlos. Así que cree un control con los empleados involucrados en el proceso y consulte siempre los informes y métricas compilados por el software de automatización de su elección.

¿Cuáles son los beneficios de la automatización de procesos?

Cuando se implementa correctamente, la automatización de procesos puede traer muchos beneficios a las actividades diarias de un equipo y al desempeño de una empresa. Destacamos algunos de estos impactos positivos a continuación:

• Reducir costes (aumentar la eficiencia): Al automatizar los procesos, puede hacer más con menos. Se necesitan menos empleados y menos tiempo para realizar la misma cantidad de trabajo, por lo que puede hacer un mejor uso de sus recursos.
• Eliminación de errores: El error humano ocurre en cualquier proceso y es natural. Pero al descargar tareas manuales repetitivas en el software, la precisión de la herramienta elimina estas oportunidades de error, aumentando la eficiencia de su proceso.
• Estandarización de procesos: Los procesos necesitan ser estandarizados para ser automatizados. Con la estandarización, obtiene más previsibilidad y visibilidad en todas las etapas del proceso, al mismo tiempo que promueve la mejora continua.
• Mayor transparencia: En un proceso automatizado, la información y las acciones son visibles para todos y se registran en informes, lo que ayuda en la auditoría y las acciones de cumplimiento de la empresa.
• Centralización de la información: Deje de perder el tiempo con información perdida y dispersa en archivos y documentos individuales. Con flujos de trabajo automatizados, puede mantener toda la información sobre su proceso en un solo lugar.
• Decisiones basadas en datos: Genere automáticamente datos sobre la ejecución de su proceso y observe de cerca el desempeño de su equipo. Estos números ayudarán a identificar problemas y guiarán decisiones futuras.
• Mejorar la satisfacción de los empleados: En lugar de perder el tiempo en tareas manuales y repetitivas, sus empleados pueden dirigirse a las funciones que realmente importan para la empresa y realizar un trabajo creativo e intelectual. Como resultado, se sentirán más valorados y reconocidos.

Mejore los resultados del proceso BPM con Pipefy

Pipefy es la herramienta perfecta para obtener todos los beneficios anteriores. Con una interfaz fácil de navegar y No se requieren conocimientos de programación tecnología, puede implementar fácilmente Pipefy y configurar automatizaciones complejas con solo unos pocos clics.

La plataforma se integra con otros programas que su departamento ya puede usar, lo que aumenta el potencial de automatización. También proporciona una bandeja de entrada compartida para estandarizar y optimizar las comunicaciones por correo electrónico, así como plantillas listas para usar para que no tenga que crear su flujo de trabajo desde cero. Con los informes y paneles de Pipefy, siempre puedes orientar tus decisiones en función de métricas y datos.

Usando Pipefy, Consultoría Empresa Capgemini Diseñado para eliminar la gestión manual de correo electrónico, estandarizar las comunicaciones digitales y simplificar los flujos de trabajo de aprobación para las empresas multinacionales de bebidas.

El proceso de letra de cambio incluye facturación, aplicaciones de recursos y mesa de servicio. Con la automatización de Pipefy, la empresa vio una reducción del 92 % en el tiempo de respuesta promedio para el flujo de trabajo de aprobación de pedidos (de 25 días a menos de 48 horas) y una mejora del 100 % en su objetivo clave de garantizar la satisfacción del cliente.

Optimice sus procesos con la automatización BPM Descubre las ventajas de usar Pipefy