Análisis de flujo de trabajo: qué es, sus beneficios y cómo hacerlo

El flujo de trabajo organiza las tareas y ayuda a los equipos a alcanzar sus objetivos. Mantienen las funciones comerciales funcionando sin problemas y brindan una forma de desglosar procesos complejos para que podamos comprender cómo se realiza el trabajo. Utilizamos el análisis del flujo de trabajo para identificar problemas, corregir ineficiencias y optimizar nuestro trabajo. Al comprender mejor nuestros flujos de trabajo, podemos refinar los procesos que construyen.

La guía definitiva para usar la gestión del flujo de trabajo Cree mejores flujos de trabajo
Descargar ahora

¿Qué es el análisis de flujo de trabajo?

El análisis del flujo de trabajo se refiere a la evaluación de la secuencia de tareas y actividades que conducen a resultados de flujo de trabajo específicos. El análisis proporciona información sobre cada paso del flujo de trabajo para identificar redundancias, cuellos de botella y otros problemas. El objetivo final del análisis del flujo de trabajo es alinear los resultados esperados del flujo de trabajo con los resultados reales del flujo de trabajo.

¿Cuáles son los beneficios del análisis de flujo de trabajo?

El análisis de los flujos de trabajo es una forma en que una empresa puede tomar el control de sus procesos e identificar oportunidades (u obstáculos) para la mejora de procesos. A veces, los análisis ocurren en respuesta a objetivos perdidos o bajo rendimiento. Otras veces, el análisis puede ser preventivo y predictivo.

Independientemente de cuándo y dónde suceda, los beneficios del análisis del flujo de trabajo a menudo incluyen:

1. Mejoras en la productividad

Los problemas en el flujo de trabajo no se pueden solucionar hasta que se identifiquen. Los análisis pueden revelar traspasos, silos de datos, cuellos de botella y problemas de visibilidad. Una vez que se resuelvan estos problemas, la capacidad de salida del flujo de trabajo puede aumentar.

2. Proceso estandarizado

La presencia o ausencia de procesos estandarizados puede tener un impacto significativo en la eficiencia del flujo de trabajo, la visibilidad de los datos, la experiencia del cliente y la seguridad. Los análisis pueden ayudar a los equipos a identificar flujos de trabajo que varían según el equipo, el departamento o la ubicación.

3. Reducir el riesgo

Las brechas de seguridad pueden estar al acecho en cualquier flujo de trabajo o proceso. Por ejemplo, los flujos de trabajo no optimizados pueden exponer información confidencial o fugas de datos, o pueden carecer de protocolos de administración de usuarios adecuados. En otros casos, el flujo de trabajo puede ser propenso a errores, lo que también puede ser riesgoso. El análisis del flujo de trabajo puede revelar este tipo de vulnerabilidades y brindar a las empresas la oportunidad de abordarlas de manera proactiva.

4. Fortalecer la cooperación

Los análisis pueden aumentar la conciencia de los silos en los datos y la colaboración. Esto es especialmente útil para organizaciones con pilas y datos existentes complejos que deben moverse entre muchas aplicaciones o sistemas. Sin embargo, también pueden surgir silos cuando los flujos de trabajo cruzan barreras departamentales y no todas las partes interesadas tienen el nivel de acceso o visibilidad que necesitan.

5. Mejor experiencia de usuario

Las organizaciones, las tecnologías y los roles cambian con el tiempo. Esto significa que un flujo de trabajo que tiene sentido en algún momento puede volverse obsoleto o insostenible a menos que se actualice. Una de las consecuencias más comunes de los flujos de trabajo desactualizados y no optimizados es que crean una experiencia de usuario de baja calidad para los empleados. El análisis de rutina ayuda a mantener el flujo de trabajo relevante y fluido.

6. Mejor experiencia del cliente

Los flujos de trabajo que no cumplen con las expectativas de los clientes pueden poner a las empresas en una seria desventaja. La experiencia del cliente suele ser el factor diferenciador más importante entre los competidores y, por lo tanto, a menudo debe optimizarse para los flujos de trabajo centrados en el cliente. Los flujos de trabajo relacionados con ventas, marketing, servicio al cliente y cumplimiento de pedidos son buenos candidatos para este tipo de análisis de flujo de trabajo.

7. Visibilidad más profunda

Finalmente, uno de los beneficios más importantes del análisis del flujo de trabajo es que el equipo comprenderá mejor cómo se realiza el trabajo. Esto significa identificar a todos los participantes en el flujo de trabajo, incluidas personas, documentos, datos, sistemas, aplicaciones y tiempo. Esto permite una medición más precisa del rendimiento del flujo de trabajo y una identificación más fácil de impedimentos u oportunidades de optimización.

¿Cuándo es correcto el análisis de flujo de trabajo?

Las empresas encuentran muchas razones y ocasiones para el análisis del flujo de trabajo. La fuerza impulsora más común detrás del análisis es la falla de un flujo de trabajo para producir el resultado previsto. También es posible analizar los flujos de trabajo como parte de una estrategia más amplia para identificar posibles ganancias de eficiencia. (Estas estrategias más grandes son Gestión de Procesos de Negocio elementos comunes. )

En algunos otros casos, el análisis se realizará antes o después de la conversión. Por ejemplo, cuando cambian las operaciones comerciales. Las siguientes son las situaciones más comunes adecuadas para el análisis de flujo de trabajo:

1. El resultado del flujo de trabajo no cumplió con el objetivo.
2. El proceso de negocio ya no es válido.
3. Se están integrando o desarrollando nuevas herramientas que afectan el flujo de trabajo.
4. La calidad de la experiencia del usuario ha disminuido.
5. Los elementos del flujo de trabajo se pierden o retrasan.
6. El cambio organizacional afecta el flujo de trabajo.
7. Las estrategias comerciales y los objetivos han cambiado.

Problemas comunes de flujo de trabajo

Aunque los flujos de trabajo varían mucho en cuanto a componentes y complejidad, el análisis del flujo de trabajo puede descubrir algunos problemas comunes. Éstos incluyen:

Punto de partida o disparador indefinido	Orden incorrecto de las tareas.	Información faltante o incompleta
transición y traspaso	obstáculo	embotellamiento
trabajo innecesario	redundancia	Tareas repetitivas que se pueden automatizar
Atrapado en un bucle infinito de tareas	Una tarea o actividad que continúa después de que se completa el flujo de trabajo	Salida que no cumple con las expectativas

Cómo realizar análisis de flujo de trabajo

El análisis del flujo de trabajo suena como un trabajo complejo, pero el marco del proceso es relativamente simple. El objetivo del análisis es responder a las siguientes seis preguntas básicas:

• ¿El flujo de trabajo está produciendo los resultados esperados?
• ¿Cómo va el trabajo ahora? (Esto se llama el flujo de trabajo "tal cual").
• ¿Cuáles son los problemas del modelo actual?
• ¿Cómo se pueden solucionar estos problemas?
• ¿Qué aspecto tiene el flujo de trabajo mejorado ("futuro")?
• ¿Qué herramientas se necesitan para hacer cambios?

Para responder a estas preguntas y mejorar el flujo de trabajo, el análisis se puede dividir en tres pasos: evaluar, mapear y mejorar.

1. Evaluar los resultados del flujo de trabajo

El punto de partida para cualquier análisis de flujo de trabajo es determinar si el flujo de trabajo actual produce los resultados esperados.

Para hacer esto, es crucial ver el flujo de trabajo desde la perspectiva de una parte interesada o cliente. Este punto de vista pertenece a quienes reciben el resultado del flujo de trabajo, ya sean internos o externos. Para trabajar en este POV, es importante responder las siguientes preguntas:

• ¿El flujo de trabajo cumple con las expectativas de esta persona?

• ¿Ofrece consistentemente los resultados esperados?

Si no es así, es hora de profundizar en las tareas, la información y las actividades que componen el flujo de trabajo. El estado o la eficiencia del flujo de trabajo también se pueden medir con otros KPI. Estas medidas pueden ser de naturaleza cuantitativa o cuantitativa. Por ejemplo, ¿produce el flujo de trabajo la cantidad correcta de resultados en un período de tiempo determinado? ¿Los flujos de trabajo frustran a los miembros del equipo responsables de las tareas y actividades?

2. Mapear el flujo de trabajo actual

Ahora estamos listos para "entrar en el bosque" con el análisis del flujo de trabajo. En este punto, la atención se centra en profundizar nuestra comprensión del flujo de trabajo: todas las personas, sistemas, información, tareas y actividades que transforman las entradas del flujo de trabajo en salidas del flujo de trabajo. También necesitamos evaluar la secuencia de pasos en el flujo de trabajo.

Cada flujo de trabajo se construye a partir de los mismos componentes básicos. Tradicionalmente, el trabajo de un analista o gerente de flujo de trabajo ha sido crear un inventario de estos componentes y luego mapearlos en el orden correcto. Hoy, cualquier desarrollador ciudadano Ambos pueden dibujar o modelar flujos de trabajo de forma activa.

ingresar _

Los flujos de trabajo se activan mediante eventos de entrada o activación. Los ejemplos de disparadores incluyen recibir un correo electrónico o una solicitud, una respuesta automática a un cambio de inventario o agregar un nuevo cliente o empleado. Los flujos de trabajo también se pueden programar para activarse en una fecha u hora predeterminada.

gente

El componente más crítico de cualquier flujo de trabajo son las personas que hacen el trabajo. En algunos casos, los sistemas o herramientas pueden realizar tareas que complementan el trabajo que realizan las personas. Los factores humanos y no humanos que alteran el trabajo o agregan valor se denominan "participantes". Uno de los resultados más importantes de cualquier análisis de flujo de trabajo es comprender cómo el flujo de trabajo afecta a los trabajadores y cómo se puede mejorar el flujo de trabajo desde su perspectiva.

información

Los flujos de trabajo pueden requerir datos o información para completarse. La forma en que se recopilan, organizan y acceden los datos es un aspecto crítico de cualquier flujo de trabajo.

Trabajar

Para que un flujo de trabajo produzca su salida de destino, todas las tareas y actividades deben completarse en un orden específico. En algunos casos, "trabajar" puede significar mover un elemento a través del proceso sin cambiar realmente su valor. Recuerde incluir a cualquier persona o cosa que "sostenga" el trabajo en el proceso.

producción

El resultado final del flujo de trabajo. Todos los resultados del flujo de trabajo deben ser definidos, discretos (capaces de distinguir un resultado de otro) y contables para que se pueda medir el rendimiento del flujo de trabajo.

Mapeo de flujo de trabajo

La forma en que mapeamos el flujo de trabajo dependerá de la complejidad del flujo de trabajo y de lo bien que entendamos cada componente. Para flujos de trabajo muy simples, podríamos usar lápiz y papel y un estándar símbolo de diagrama de flujo Complete el proceso de mapeo usted mismo. Para flujos de trabajo más complejos, las herramientas de visualización de flujos de trabajo pueden ser útiles.

insinuación: Trabaje en estrecha colaboración con quienes trabajan en tareas y actividades de flujo de trabajo para comprender todos los matices del proceso. Hacerlo agrega más detalles al diagrama de flujo de trabajo y proporciona información clave sobre por qué el flujo de trabajo produce (o no) los resultados esperados. Obtener comentarios de otras partes interesadas en el flujo de trabajo también ayuda a nuestro análisis.

3. Oportunidades de mejora del flujo de trabajo de identidad

Una vez que hayamos completado el mapeo del flujo de trabajo, el siguiente paso será evaluar cada componente y transición que conduce al resultado. (Trabajar hacia atrás desde la salida hasta la entrada puede ayudar). A medida que avanzamos en el proceso, busque aspectos del proceso que necesiten un ajuste fino o un rediseño completo.

Preste especial atención a las transferencias en el flujo de trabajo. Estos puntos en el proceso donde los elementos de trabajo cambian de manos son susceptibles a retrasos y fallas de comunicación, que pueden ser Gran oportunidad para optimizar su flujo de trabajo.

Ejemplo de análisis de flujo de trabajo

Análisis estructural

Érase una vez, la estructura de la mayoría de los flujos de trabajo era relativamente simple. Los documentos físicos solo pueden estar en un lugar a la vez, por lo que los flujos de trabajo generalmente se ejecutan secuencialmente. La introducción de sistemas de información y bases de datos permitió que varias personas o sistemas trabajaran en un proyecto al mismo tiempo. De repente, la estructura del flujo de trabajo se volvió más compleja.

El análisis estructural considera cómo se organizan las tareas y actividades de un flujo de trabajo, así como el impacto del acceso a la información (como quién puede hacer qué y cuándo) y si los flujos de trabajo relacionados pueden ocurrir simultáneamente o deben ser secuenciales.

análisis de rendimiento

El análisis de rendimiento se centra en los aspectos cuantitativos del flujo de trabajo. Por ejemplo, la cantidad de solicitudes que un flujo de trabajo puede administrar en un período de tiempo determinado, la cantidad de tiempo que lleva completar una sola instancia de flujo de trabajo o la cantidad de recursos físicos que consume el flujo de trabajo. En última instancia, el análisis de rendimiento intenta responder a la pregunta de si un flujo de trabajo está logrando sus objetivos en términos de eficiencia, productividad y precisión.

análisis de capacidad

El propósito del análisis de capacidad es comprender mejor el nivel actual de salida que un flujo de trabajo puede producir utilizando un conjunto de recursos determinado. Luego, el análisis de capacidad se usa para ajustar los flujos de trabajo en respuesta a las fluctuaciones que afectan las entradas (como la disponibilidad de materiales o empleados) y los cambios en la demanda que afectan las salidas objetivo.

Mejora del flujo de trabajo: 6 arreglos rápidos

1. traspaso claro

Los puntos en el flujo de trabajo donde los trabajos cambian de manos son notorios por causar problemas. Esto suele ocurrir cuando el destinatario no sabe que el trabajo necesita su atención o cuando el trabajo se envía a la persona equivocada. Mejorar la precisión y el tiempo de los traspasos puede ser tan simple como usar funciones de software de flujo de trabajo, como reglas y notificaciones automáticas, que garantizan que el trabajo llegue al lugar correcto en el momento correcto. Las reglas determinan dónde van los elementos de trabajo a continuación. Las notificaciones pueden alertar a los miembros del equipo de que un elemento de trabajo está listo para su entrada.

2. Para evitar la pérdida o el carácter incompleto de la información

La falta de información puede paralizar el flujo de trabajo. Los datos, las instrucciones u otros detalles incompletos pueden interrumpir los procesos, interrumpir la comunicación y hacer que los miembros del equipo pierdan el tiempo buscando la información que necesitan. El uso de un sistema de gestión de flujo de trabajo que proporcione una funcionalidad de formulario común es una forma de resolver este problema. Los formularios evitan que los elementos de trabajo ingresen al flujo de trabajo a menos que tengan toda la información requerida. Las reglas pueden obligar a completar ciertos campos, excluir información irrelevante, requerir archivos adjuntos o aprobaciones, y permitir que los miembros del equipo actualicen fácilmente los datos navegando a URL específicas.

3. Automatice las tareas repetitivas

Individualmente, las tareas repetitivas en un flujo de trabajo pueden no requerir mucho tiempo o atención. Sin embargo, trátelos como un todo acumulativo y las cosas cambiarán. La automatización evita cuellos de botella y retrasos al resolver algunas actividades sin intervención humana. Por ejemplo, las notificaciones, la generación de documentos, las actualizaciones de estado y el enrutamiento del flujo de trabajo pueden manejarse con el software de flujo de trabajo. Los flujos de trabajo de aprobación, los correos electrónicos, las asignaciones y los informes también pueden beneficiarse de la automatización. Automatización de código bajo También puede mejorar los flujos de trabajo que provocan la frustración de los empleados o que a menudo se ven atascados por plazos atrasados ​​o incumplidos.

4. Aumente la visibilidad y el control

La gestión eficaz del flujo de trabajo requiere una visión de rayos X del flujo de trabajo y de todas sus tareas y actividades relacionadas. Los tableros permiten a los gerentes y miembros del equipo evaluar instantáneamente el estado de todos los elementos de trabajo en el proceso y ayudar a identificar cuellos de botella o fallas en la estructura del flujo de trabajo. Los usuarios del software de flujo de trabajo pueden configurar tableros e informes utilizando una interfaz de arrastrar y soltar sin código que proporciona la información precisa que necesitan para monitorear y medir el rendimiento de su flujo de trabajo.

5. Integrar con otras herramientas

Los flujos de trabajo que dependen de múltiples aplicaciones, herramientas y bases de datos son vulnerables a los problemas de movimiento de información a través de estos límites. Los silos de datos también ocurren cuando la información debe ingresarse manualmente en cada aplicación. La integración de estas herramientas y bases de datos simplifica la transformación de elementos de trabajo y crea un proceso más completo.

6. Usa una plantilla

En lugar de crear cada flujo de trabajo desde cero, considere comenzar con una plantilla. Las plantillas brindan acceso rápido a la estructura del flujo de trabajo, para que los equipos puedan comenzar a trabajar más rápido. El software de gestión del flujo de trabajo ofrece plantillas personalizables que permiten a los equipos configurar y ajustar los flujos de trabajo mediante una interfaz visual intuitiva. Descubre cómo Pipefy ayuda a las empresas a crear flujos de trabajo que escalan fácilmente aprende más

Más información sobre el flujo de trabajo

El análisis del flujo de trabajo es una de las piedras angulares de la gestión eficaz del flujo de trabajo. Nuestra serie de artículos y publicaciones de blog sobre el flujo de trabajo está diseñada para ayudar a los gerentes, empleados y desarrolladores ciudadanos a comprender, controlar y optimizar mejor su flujo de trabajo y todo lo demás. tipo de proceso de negocio . Obtenga más información sobre flujos de trabajo y gestión de flujos de trabajo con la serie Pipefy sobre flujos de trabajo.

• Cómo crear un flujo de trabajo
• Guía de terminología de flujo de trabajo
• Símbolos de flujo de trabajo comunes
• Una breve historia del flujo de trabajo
• Ejemplo de diagrama de flujo de trabajo
• ¿Qué es la gestión del flujo de trabajo?
• ¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?
• El futuro del flujo de trabajo