Cómo construir un proceso de CRM dinámico escalable

El software sin código hace que su proceso de CRM evolucione

El uso de hojas de cálculo para administrar las ventas y las interacciones con los clientes eventualmente se volverá inmanejable a medida que crezca su negocio. Las hojas de cálculo requieren demasiada entrada, demasiados datos y demasiados informes y visualizaciones para ser útiles.

La contratación de desarrolladores para crear una solución desde cero requiere una importante inversión de tiempo y dinero. Aun así, el resultado puede ser una plataforma que carece de adaptabilidad, puede ser poco intuitiva y volverse dependiente de sus desarrolladores o equipo de TI cuando se requieren cambios.

Las herramientas de flujo de trabajo sin código brindan una opción más flexible, lo que permite a los equipos crear y perfeccionar los procesos de CRM con el tiempo. Debido a que el software sin código está diseñado para ser configurado, utilizado y modificado por cualquier persona con el permiso del usuario, el software sin código pasa por alto a los desarrolladores y departamentos de TI y pone el control en manos de los equipos responsables del flujo de trabajo.

A continuación, veremos un marco de 7 pasos para crear su propio proceso de CRM utilizando software sin código. Primero, repasemos rápidamente los flujos de trabajo más comunes en CRM. Si ya está familiarizado con estos, siéntase libre de saltar usando los enlaces de salto a la izquierda.

El objetivo principal del proceso de CRM Aumente la canalización de ventas Mejore la organización de la experiencia del cliente (CX) y optimice la información para aumentar la eficiencia del flujo de trabajo Unifique las actividades de marketing, ventas y CS

Elementos básicos del proceso de CRM

El núcleo del proceso de CRM consta de tres subprocesos o flujos de trabajo principales: Marketing, Ventas y atención al cliente. La idea detrás de CRM es unificar estos flujos de trabajo para que las actividades y la información en cualquiera de ellos informen a los demás. CRM centraliza los datos y utiliza la información de cada flujo de trabajo para mejorar otros.

Marketing

A menudo, el primer punto de contacto con un nuevo cliente. Los flujos de trabajo de marketing identifican a los clientes potenciales a través de varias campañas de marketing y los mueven hacia arriba en el embudo de ventas.

El volumen de ventas

Una vez que un prospecto se convierte en prospecto, se entregan al equipo de ventas. El flujo de trabajo de ventas guía a los prospectos a través del embudo de ventas, completa el proceso de compra y luego transfiere al nuevo cliente al equipo de servicio al cliente.

Atención al cliente

Una vez que se completa la venta, el nuevo cliente se entrega al equipo de atención al cliente (o éxito del cliente). En este flujo de trabajo, los clientes pueden obtener asistencia con la implementación, educación y servicio del producto.

Otros componentes de CRM

Aunque los componentes básicos de la mayoría de los procesos de CRM son las ventas, el marketing y la atención al cliente, otros flujos de trabajo también pueden formar parte de un proceso de CRM. Por ejemplo, los equipos de productos pueden proporcionar información de uso que ayude a impulsar los esfuerzos de ventas y marketing. Los equipos de marketing pueden usar lo que aprenden de los equipos de ventas, servicio al cliente y productos para fomentar las ventas adicionales o comunicar nuevos productos.

La complejidad del proceso de CRM depende completamente de las necesidades del cliente y de la estrategia comercial general. Dado que ambos pueden cambiar con el tiempo, es importante ser flexible y adaptable en el proceso de CRM.

7 pasos para construir un proceso de CRM adaptativo sin código

Antes de analizar más de cerca cada paso, aquí hay un resumen del marco general para construir su proceso de CRM:

1. Defina y organice su flujo de trabajo
2. Automatice las tareas repetitivas
3. Integrar con bases de datos o herramientas existentes
4. Cree formularios para capturar datos
5. Configurar reglas y condiciones
6. Organización de paneles e informes
7. Modifique y ajuste el flujo de trabajo según sea necesario

Paso 1: defina su flujo de trabajo de CRM

Su proceso de CRM debe reflejar cómo su equipo maneja el trabajo en el mundo real, no al revés. El software sin código le brinda la opción de (1) crear y modificar flujos de trabajo desde cero usando una interfaz de arrastrar y soltar, o (2) activar plantillas personalizables preconstruidas.

Cualquiera que sea el enfoque que elija, debe comprender qué procesos desea que su CRM sin código unifique.

Flujo de trabajo desde cero

Crear flujos de trabajo usando una interfaz de arrastrar y soltar es fácil, pero primero necesita una buena comprensión de cómo deberían verse esos flujos de trabajo. La buena noticia sobre la ausencia de código es que puede comenzar de manera simple y luego agregar fácilmente nuevos procesos o flujos de trabajo según sea necesario.

Las pequeñas y medianas empresas y las nuevas empresas pueden comenzar con un flujo de trabajo simple. Si la estructura de estos procesos demuestra ser exitosa, no hay necesidad de hacerlos innecesariamente complejos. Si llega el momento de modificar el proceso, no-code facilita hacerlo sin esperar al desarrollador.

Ahora, concéntrese en identificar y definir los flujos de trabajo individuales que desea controlar. por ejemplo, tu Canales de venta Puede incluir varias etapas separadas:

Ejemplo: flujo de trabajo de canal de ventas

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En este ejemplo, flujo de ventas Consta de 7 etapas separadas, cada una de las cuales puede tener su propio flujo de trabajo. ¿La etapa de calificación de leads incluye más de un paso? Si es así, ese es el flujo de trabajo que necesita determinar. ¿Qué pasa con las propuestas? Si un representante de ventas crea un documento y un gerente de ventas lo revisa antes de presentárselo a un cliente, entonces ese es un flujo de trabajo que puede crear en un proceso de CRM.

Otras etapas pueden no requerir un flujo de trabajo. Por ejemplo, la etapa final de esta canalización (posventa y retención) podría ser un traspaso al equipo de CS.

Lo más importante aquí es asegurarse de saber qué flujos de trabajo incluir y qué incluye cada flujo de trabajo. En esencia, un flujo de trabajo consta de disparadores (puntos de partida), actores (cualquiera o cualquier cosa que lleve a cabo el trabajo) y resultados (resultados).

si puedes identificar estos Componentes de flujo de trabajo cada uno de ellos, entonces tienes tu propio flujo de trabajo definido. (Para obtener más información sobre el flujo de trabajo, consulte los otros recursos al final de esta página).

Iniciar un flujo de trabajo desde una plantilla

Crear flujos de trabajo desde cero con software sin código es rápido y fácil, pero si su equipo necesita una estructura de flujo de trabajo básica (y la necesita ahora), el uso de plantillas es el camino a seguir.

Las plantillas se pueden activar inmediatamente, personalizar rápidamente y poner en uso de inmediato. Para ver un ejemplo de una plantilla que se puede usar con CRM, consulte Biblioteca de plantillas de Pipefy .

Paso 2: automatice correos electrónicos y tareas

La automatización juega un papel vital en los procesos de CRM porque libera tiempo y otros recursos inmovilizados en tareas repetitivas y le permite redirigirlos a actividades que crean valor. En otras palabras: la automatización le permite a su equipo pasar más tiempo construyendo relaciones con los clientes y vendiendo sus productos.

Casi todos los procesos de ventas, marketing y CS contienen alguna tarea que se puede automatizar. Los ejemplos incluyen correos electrónicos y notificaciones, actualizaciones de estado y la creación de documentos como PDF o acuerdos de venta. Configurar la automatización con herramientas sin código es tan fácil como unos pocos clics.

El poder de la automatización De acuerdo a un estimar, se puede automatizar hasta el 30% de las tareas rutinarias en muchos trabajos. Estos investigadores descubrieron que el típico ejecutivo de marketing puede recuperar entre el 10 % y el 15 % de su tiempo mediante la automatización de ciertas tareas. Este es un tiempo precioso que se puede utilizar para la expansión del negocio. Aprender acerca Automatización de Pipefy para más información.

Paso 3: mayor personalización a través de integraciones

La pila de ventas y marketing tiende a volverse compleja a medida que el negocio crece. Uno de los beneficios de usar una plataforma de software sin código es la capacidad de integrar y conectar varias herramientas, bases de datos y aplicaciones para consolidar la información y crear una única fuente de verdad.

Las integraciones comunes del equipo de marketing incluyen herramientas como Mailchimp, Hubspot y Facebook. Es posible que los equipos de ventas deseen integrar sus flujos de trabajo de CRM con aplicaciones como DocuSign, LinkedIn, Slack, SMS y correo electrónico para realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes y recopilar datos. Hay integraciones adicionales disponibles para análisis de datos e informes, así como para servicio al cliente y educación.

A medida que cambian las necesidades comerciales, se pueden implementar nuevas integraciones para conectarse a la plataforma sin código. Aprender acerca Integración de Pipefy para más información.

Paso 4: capturar y controlar datos mediante formularios

Optimización del flujo de trabajo Uno de los mayores desafíos es capturar y organizar grandes cantidades de datos. Una de las principales funciones de CRM es unificar los datos de los equipos de marketing, ventas y atención al cliente.

Además de estas fuentes, un CRM saludable también contendrá otras fuentes de información relevantes para futuras actividades de ventas y marketing.

Los formularios proporcionan puntos de acceso para la entrada y recopilación de datos, pero también actúan como canales de comunicación y puertas de enlace para solicitudes de servicio o trabajo. Cuando se usa de esta manera, el formulario puede iniciar un nuevo elemento en el flujo de trabajo.

Por ejemplo, suponga que un nuevo cliente necesita ayuda para aprender a usar una característica del producto. El cliente puede acceder a un formulario en línea, responder algunas preguntas, enviar una respuesta y crear un nuevo elemento de trabajo en CRM. Se genera automáticamente una notificación y se envía al miembro del equipo de CS apropiado, y se envía automáticamente una confirmación por correo electrónico al cliente solicitante.

Recopile y almacene toda la información relevante sobre la solicitud (hora de recepción, información de contacto del solicitante, tiempo de respuesta y resolución) con fines de seguimiento y generación de informes.

Nuevamente, los formularios se pueden usar para capturar y lanzar Solicitud de mercadeo , solicitudes de demostración de ventas o comentarios de los clientes. Pero la verdadera belleza de los formularios es su versatilidad: los formularios se pueden usar para casi cualquier tipo de solicitud, incluidos elementos como reembolso, PTO u órdenes de trabajo internas.

Organizar formularios es tan fácil como crear un portal o una URL y una página de destino donde se almacenan todos los formularios relevantes. Los usuarios pueden asignar permisos y configurar formularios para limitar o ampliar el acceso según sea necesario.

Paso 5: agregue controles usando reglas y condiciones

En cada paso del flujo de trabajo, puede optar por solicitar (o limitar) la información que recopila su equipo. Por ejemplo, si usa el tamaño de la empresa para determinar la elegibilidad de un cliente potencial, puede pedirle a su equipo de marketing o de ventas que capture esa información antes de que un cliente potencial se marque como "cualificado".

Piense en el tamaño de la empresa, la industria o la información de contacto para los tomadores de decisiones. Estas reglas y condiciones lo ayudan a estandarizar los datos y brindar coherencia a sus procesos.

Paso 6: obtenga visión de rayos X con paneles e informes

Brindar visibilidad a su proceso de ventas, marketing o CS es uno de los mayores beneficios de usar una solución sin código. Las capacidades de informes están integradas en la plataforma, por lo que crear informes y paneles personalizados es solo una cuestión de configuración. Los ejemplos incluyen informes para la gestión de canalizaciones, la previsión de ventas o la evaluación del rendimiento.

7 – Modifique y modifique según sea necesario

A medida que su negocio crece, es posible que desee ajustar su flujo de trabajo. Tal vez quiera que su equipo de ventas haga preguntas diferentes en conversaciones con prospectos. O necesita agregar un flujo de trabajo de solicitud para su equipo de marketing. También puede significar agregar o eliminar pasos necesarios de un proceso existente.

El software sin código es fácil de modificar, revisar y ampliar. Agregar nuevas tareas, flujos de trabajo o subprocesos es tan fácil como arrastrar y soltar. No es necesario esperar a los desarrolladores o administradores; cualquier persona con permiso puede realizar cambios. Su solución sin código siempre reflejará su proceso real actual, no al revés.

Cree un proceso de CRM en evolución

Ahora es el momento perfecto para comenzar a organizar y optimizar sus procesos de ventas, marketing y CS. El software sin código unifica los procesos de manera fácil y rápida, lo que significa que los equipos y sus gerentes tienen más control y flexibilidad que nunca.

Para muchas empresas, el principal desafío de dejar las hojas de cálculo (o incluso el lápiz y el papel) es encontrar una solución que equilibre la estructura con la flexibilidad.

El software sin código ofrece una opción fácil de usar y modificar que no requiere la intervención constante del equipo de TI ni de los desarrolladores. Las plantillas, la automatización y las interfaces de arrastrar y soltar permiten a los equipos y a sus gerentes crear procesos de CRM que crecen con sus necesidades.

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Otros recursos

• CRM alternativo: gestión de las relaciones con los clientes con software sin código
• Etapas del canal de ventas: cómo construir un proceso de ventas adaptable
• Cómo mejorar tu embudo de ventas: 5 preguntas frecuentes
• Cómo crear un flujo de trabajo
• ¿Qué es el flujo de trabajo?
• Componentes esenciales de cualquier flujo de trabajo
• Administrar flujos de trabajo en un modelo de trabajo híbrido
• Modelos de flujo de trabajo: 8 mejores prácticas para precisión y visibilidad
• Glosario de flujo de trabajo
• Una breve historia del flujo de trabajo
• ¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?
• ¿Qué es la gestión del flujo de trabajo?
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