¿Cuál es el proceso de admisión y ejemplos?

¿Qué es lo primero que sucede cuando llega un trabajo a su departamento? ¿Empiezas a trabajar ahora y haces preguntas después? ¿O se toma el tiempo para evaluar el proyecto y especificar qué se debe hacer para completarlo?
Aquí es donde es importante tener claro el proceso de admisión. El proceso de recepción es solo una forma segura de retroceder, revisar la solicitud y encontrar una solución.

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Definición de proceso de admisión

Todos los procesos de ingestión tienden a seguir la misma trayectoria básica:

• Paso 1: Reciba información sobre el tipo de proyecto, incluido su objetivo final, presupuesto y fecha límite.
• Paso 2: Cree una secuencia de tareas que completará el proceso.
• Paso 3: Asigne tareas a equipos o miembros del equipo.
• Paso 4: Haga preguntas y aclare los detalles en el acto.
• Paso 5: Confirme el lanzamiento, envíe un mensaje a todas las partes interesadas.

Puede ajustar este marco a sus necesidades, pero querrá mantenerlo lo más lineal posible. Cuantos menos círculos necesite dar, más tiempo tendrá para el trabajo en sí.

Comience por crear un formulario de admisión que sea lo más completo posible. Asegúrese de que contenga la siguiente información:

Su equipo debe estructurar sus recibos en torno al tipo de información necesaria para realizar el trabajo Formularios y Procesos. Revise su formulario varias veces para asegurarse de que solicite la información correcta. Luego evalúe el resto del proceso para ver si algo puede automatización para ahorrar tiempo.

Ejemplo de proceso de admisión

Puede ponerse a trabajar más rápido cuando automatiza las tareas rutinarias durante la ingesta. Examine sus procesos en busca de tareas simples o mundanas que no requieran un análisis en profundidad. Ejemplos incluyen:

• Enviar correo electrónico de confirmación
• Asigne tareas y muévalas al flujo de trabajo de alguien
• Priorizar tareas por fecha de vencimiento

Un sistema como Pipefy automatiza estos pasos, lo que le da a su equipo más tiempo para analizar las solicitudes de trabajo y elaborar estrategias para los próximos pasos.

Tipos y pasos del proceso de admisión

La estructura de su proceso de admisión variará según su industria, la estructura del equipo y los procedimientos de la empresa. Aquí hay algunos ejemplos para que pienses en las posibilidades.

Ejemplo: TI

Los equipos de TI a menudo necesitan realizar un seguimiento de varios tipos de trabajo: órdenes de servicio, solicitudes de gestión diarias, propuestas creativas y más. Estos equipos necesitan procesos de entrada que incorporen diferentes trayectorias para cada tipo de trabajo. P.ej:

• paso 1: El solicitante completa un formulario de puesta en marcha indicando el tipo de proyecto y las especificaciones. Si el solicitante tiene múltiples opciones de categoría de trabajo, por ejemplo, un departamento interno puede tener una solicitud de mantenimiento o Propuesta de proyecto - estarán esperando en Pipefy portal de usuario Seleccione la forma correcta en
• Paso 2: El sistema filtra las solicitudes de información faltante o instrucciones que requieren aprobación
• Paso 3: Alguien o la propia herramienta revisan la solicitud completa y la asignan a un miembro del equipo que comienza a trabajar solicitando el hardware o las piezas necesarias.

Si sus tipos de trabajo son demasiado diversos para encajar en el mismo proceso de admisión, es posible que deba desarrollar una estrategia separada. Por ejemplo, la captación de clientes a menudo requiere un marco separado.

Proceso de adquisición de clientes en TI

En TI, el proceso de aceptación del cliente se centra en el trabajo futuro de los clientes actuales. Cada proceso pregunta y responde las siguientes preguntas:

• ¿Qué producto de nuestra empresa está utilizando?
• ¿Cuál es su infraestructura actual?
• ¿Qué integraciones necesitas?
• ¿Qué tipo de ayuda necesitas para empezar?

Con las respuestas a estas preguntas, su Departamento de Éxito del Cliente Alguien puede ser asignado:

• Recopilar información detallada sobre las necesidades a corto y largo plazo del cliente
• en la base de datos central información de registro
• Programe citas de configuración y/o registros para garantizar el éxito del cliente con el software

Piense en este proceso de admisión como su meta ingesta. Cuanta más información recopile durante la fase de aceptación del cliente, más fácil será procesar futuras solicitudes de trabajo de ese cliente.

Ejemplo: Mercadotecnia

Cuando trabajas en marketing, recibes muchas solicitudes. Necesita un proceso de recepción que defina claramente el alcance del trabajo, los plazos del proyecto y otra información. Facilite que los miembros del equipo aclaren con el departamento solicitante, pero organice los datos para reducir la cantidad de seguimientos que necesitan.
En su formulario de inicio, incluya Consulta del departamento solicitante pregunta:

• quien esta haciendo la peticion
• en que departamento estan
• Qué tipo de solicitud es (promoción de nuevos productos, campaña de segmentación, retargeting, etc.)
• Si hay plazos estrictos o sugeridos

Si crea el formulario a través de Pipefy, puede usar un archivo llamado condicionales de campo herramientas para crear formularios dinámicos y receptivos.

Las condiciones de campo utilizan la lógica "si-entonces" para mostrar u ocultar los detalles de la solicitud en función de las respuestas anteriores de una persona. Por ejemplo, si la persona solicita una campaña omnicanal, el formulario mostrará una lista de canales para usar.
Con esta herramienta, puede solicitar toda la información relevante y evitar preguntas irrelevantes. Si es lo suficientemente completo, podrá avanzar en las asignaciones de tareas y revisar los procesos sin tener que responder al solicitante original más de una o dos veces.

Ejemplo: Recursos Humanos

Existen varios tipos de procesos de admisión en el campo de los recursos humanos. La más obvia es la incorporación de empleados, donde puede crear registros para los nuevos miembros del equipo. También tienes reseñas de empleados, subsidio de formación esperando el proceso de admisión.
Cada uno de estos procesos requiere un enfoque diferente para la ingesta. Incluso puede optar por crear dos programas de contratación diferentes, uno para nuevas contrataciones y otro para solicitudes de contratación y desarrollo.
Este último proceso es muy similar al proceso estándar de reclutamiento descrito anteriormente, pero Contratación Se parece más a esto:

• Paso 1: Reciba una oferta aceptada y detalles de nuevas contrataciones del equipo de reclutamiento. (Pipefy puede transmitir información automáticamente).
• Paso 2: envíe un manual del empleado y un desglose de las tareas requeridas antes de comenzar.
• Paso 3: haga preguntas en el momento y asegúrese de completar la capacitación previa.
• Paso 4: Documente los comentarios sobre la capacitación y planifique reuniones periódicas con los empleados durante las primeras seis semanas.
• Paso 5: Evaluación del nuevo empleado: ¿Esta persona necesita más capacitación?
• Como siempre, ajuste los detalles de este proceso a las necesidades de su departamento.

ultimas palabras

Un proceso de admisión completo le ahorra tiempo. Comience por crear un formulario de inicio integral y utilícelo para informar las asignaciones de tareas, las estrategias de cronograma y más.

Lo que es más importante, asegúrese de tener una herramienta integral de gestión de procesos que admita una fácil comunicación entre las partes interesadas. Busque funciones de automatización, formularios públicos y portales de clientes, todo lo cual puede Plataforma de Pipefy obtener.