Optimización del flujo de trabajo: la guía definitiva

La optimización del flujo de trabajo consiste en aprovechar al máximo los recursos y ofrecer resultados consistentes y de alta calidad. También se trata de crear una mejor experiencia de usuario y mantener una ventaja competitiva. Esta guía presenta la optimización del flujo de trabajo y un marco de 10 pasos que se puede adaptar a cualquier organización o flujo de trabajo.

¿Qué es la optimización del flujo de trabajo?

La optimización del flujo de trabajo se refiere a la modificación de los flujos de trabajo existentes para mejorar su eficiencia, calidad o consistencia. Se pueden optimizar los flujos de trabajo de cualquier tipo o complejidad.

Optimización del flujo de trabajo y gestión del flujo de trabajo

A pesar de que Optimización del flujo de trabajo y Gestión de flujo de trabajo Los conceptos están relacionados, pero no son idénticos. La optimización es un aspecto de una estrategia más amplia de gestión del flujo de trabajo. Asimismo, la optimización del flujo de trabajo a veces se asocia con Automatización del flujo de trabajo confundido. La automatización es una estrategia para optimizar el flujo de trabajo.

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Impulsores de la optimización del flujo de trabajo

La motivación detrás de la optimización del flujo de trabajo varía según el departamento, pero hay cuatro impulsores comunes. Estos son el costo, la velocidad, la calidad y la experiencia del usuario.

• costo: El flujo de trabajo actual es demasiado costoso y debe modificarse para reducir el esfuerzo y aumentar la eficiencia.
• velocidad: Las tareas o actividades del flujo de trabajo tardan mucho tiempo en completarse y la salida se retrasa o no puede satisfacer la demanda.
• calidad: El resultado carece de consistencia o precisión y genera trabajo/desperdicio adicional.
• experiencia de usuario: Los flujos de trabajo incluyen tareas repetitivas, requieren supervisión constante o frustran a los empleados y/o gerentes.

Cualquiera que sea el principal impulsor detrás de una estrategia de optimización del flujo de trabajo, la mayoría de los esfuerzos buscarán identificar y abordar cualquier problema relacionado con las características antes mencionadas. En este sentido, la optimización del flujo de trabajo puede verse como un enfoque holístico para mejorar el flujo de trabajo.

Señales de flujo de trabajo deficiente

Si bien cada flujo de trabajo tiene sus propios desafíos únicos, cada gerente y desarrollador ciudadano Ambos deberían poder reconocer algunos problemas comunes de flujo de trabajo. Si existe alguno de los siguientes problemas, debe considerarse una señal de que se puede optimizar el flujo de trabajo.

pregunta	describir	acción
Capture inconsistencias en solicitudes o nuevos elementos de trabajo	Las solicitudes o los nuevos elementos de trabajo llegan a través de múltiples canales, a menudo sin información completa. Los miembros del equipo desconocen las solicitudes entrantes, por lo que se ignoran los proyectos entrantes.	Combine solicitudes/nuevos elementos de trabajo de cualquier fuente en un solo flujo combinando SMS, correo electrónico y formularios públicos. La automatización puede convertir cada elemento en una nueva solicitud o elemento de trabajo y enrutarlo a la parte adecuada.
embotellamiento	El flujo de trabajo actual no puede mantenerse al día con el volumen de solicitudes entrantes.	Vea los límites de capacidad para todos los sistemas, herramientas y participantes en el flujo de trabajo.
demora	Los elementos del flujo de trabajo permanecieron en un estado durante demasiado tiempo, no comenzaron según lo planeado o no terminaron a tiempo.	Revise el proceso de aprobación para garantizar que los proyectos reciban atención cuando sea necesario. Revise las entradas (como formularios) para asegurarse de que los retrasos no se deban a información incompleta o faltante. Automatice las notificaciones y alertas para que todos en el proceso sepan qué elementos requieren su entrada.
Información faltante o incompleta	Una solicitud o elemento ingresa al flujo de trabajo sin completar la información requerida. Tiempo perdido en seguimientos innecesarios o proyectos que languidecen indefinidamente.	Revise el método de entrada. Aplique reglas y condiciones para evitar que elementos incompletos entren en el flujo de trabajo. Integre fuentes de datos y aplicaciones.
Muchas tareas repetitivas	Los empleados pasan demasiado tiempo en tareas redundantes y no lo suficiente en actividades de resolución de problemas o creación de valor.	Vea flujos de trabajo para oportunidades de automatización, incluida la creación de elementos de trabajo, enrutamiento, generación de documentos, correo electrónico, notificaciones y actualizaciones de estado.
traspaso mal ejecutado	Una solicitud o elemento en el flujo de trabajo se mueve a la siguiente persona o sistema sin un seguimiento oportuno. La gente no conoce todos los elementos de su cola.	Automatice las notificaciones y los correos electrónicos para mantenerse informado de todos los elementos en la cola. Use software de flujo de trabajo que admita múltiples vistas (como Kanban o Calendar). Automatice el enrutamiento de solicitudes/artículos para que los artículos se entreguen instantáneamente a la persona o departamento correctos.
Confianza en las hojas de cálculo	Los flujos de trabajo se basan en el uso de varias hojas de cálculo y se ven afectados por problemas como el historial de versiones, la accesibilidad o fórmulas complejas.	Transforme su flujo de trabajo en un software que 1) brinde opciones de visualización de flujo de trabajo y 2) equilibre mejor la accesibilidad y la seguridad.
objetivo perdido, resultado inesperado	La salida del flujo de trabajo no cumple con las expectativas de calidad ni proporciona resultados utilizables.	Vea los límites del flujo de trabajo (inicio y fin) y todos los componentes, incluidos los sistemas, las personas, los documentos y la información.

Obtenga más información sobre el flujo de trabajo en nuestra serie sobre la gestión del flujo de trabajo, que incluye Análisis de flujo de trabajo , Automatización del flujo de trabajo , Terminología de flujo de trabajo tanto como Cómo crear un flujo de trabajo.

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Cómo optimizar su flujo de trabajo: un marco de 10 pasos

Si alguna de las preguntas anteriores le suena familiar, es hora de optimizar su flujo de trabajo. Si bien hay muchos métodos de optimización de flujo de trabajo disponibles, el marco de 10 pasos a continuación le brindará una estructura que funciona para casi cualquier flujo de trabajo, independientemente de su complejidad o departamento afectado.

1. Defina los límites del flujo de trabajo

Antes de optimizar su flujo de trabajo, debe comprender su alcance. Después de todo, no puedes optimizar lo que no puedes definir. Por ahora, solo concéntrate en el flujo de trabajo producción y disparadores de flujo de trabajo o punto de partida. La pregunta que está tratando de responder aquí es: ¿cuándo comienza el flujo de trabajo y cuándo termina?

2. Identifique todos los componentes del flujo de trabajo

Ahora que ha definido los límites del flujo de trabajo, debe enumerar todo lo que sucede en el flujo de trabajo. La lista incluirá todas las personas, sistemas, herramientas, tareas e información que hacen posible el resultado.

Sugerencia: salida del flujo de trabajo A menudo es útil comenzar y trabajar hacia atrás para considerar a todos y todo lo que produce el resultado. Sea minucioso y haga que alguien "práctico" revise su inventario.

3. Crear visualizaciones de flujo de trabajo

No importa cuán simple o complejo sea el flujo de trabajo, muchos problemas con el flujo de trabajo se pueden identificar más fácilmente cuando se visualiza el flujo de trabajo. Para algunos equipos, esto significa usar símbolo de diagrama de flujo Crear diagramas de flujo de trabajo. Otros equipos confiarán en la visualización del flujo de trabajo o la funcionalidad de construcción incluida en su software de gestión del flujo de trabajo.

4. Revisar todos los traspasos

Cada vez que una solicitud o elemento de trabajo cambia de propietario en el flujo de trabajo, puede haber demoras o interrupciones en la comunicación. Las transferencias son a menudo la fuente de problemas de flujo de trabajo.

Recuerde que el cambio puede ser de una persona a otra, de una persona a otro sistema o de un sistema a otro. Las tres preguntas que debe hacerse en este punto son:

1. ¿Los elementos del flujo de trabajo se enrutan a las personas o sistemas correctos en cada etapa del flujo de trabajo?
2. ¿El elemento de trabajo viene con toda la información necesaria para completarlo?
3. ¿El líder del proyecto para el trabajo en esta etapa tiene visibilidad, conciencia o control sobre el proyecto cuando llega?

5. Establecer enrutamiento automático

Otro beneficio de usar una plataforma de gestión de flujo de trabajo es la capacidad de crear reglas para determinar cómo se enrutan los elementos, o si se pierde información, si se enrutan los elementos. Esto evita confusiones o retrasos en la incorporación de nuevos elementos de trabajo o solicitudes al flujo de trabajo. Las notificaciones también se pueden activar cada vez que se agrega un nuevo elemento, se cambia el estado o permanece en la misma etapa durante demasiado tiempo.

6. Hacer cumplir la integridad de los datos

Uno de los problemas de flujo de trabajo más comunes es que a los elementos del proceso les falta toda la información necesaria o contienen datos inexactos. Los problemas de consistencia y precisión de los datos pueden ocurrir en cualquier etapa del flujo de trabajo, pero ocurren más comúnmente cuando los elementos ingresan al flujo de trabajo.

La razón principal por la que los elementos del flujo de trabajo ingresan al proceso con información faltante o incompleta es que los nuevos elementos o solicitudes pueden ingresar al proceso desde múltiples fuentes. Por ejemplo, Recursos Humanos puede recibir solicitudes de empleados por correo electrónico, mensajes de texto/chatbots, Slack, formularios impresos o digitales, o incluso verbales. Esta falta de organización puede generar confusión, demoras o solicitudes perdidas.

Para resolver problemas de consistencia de datos, mire cada punto de entrada para un nuevo proyecto o solicitud e identifique dónde está el problema. Mediante el uso de un formulario común, los equipos pueden crear un único punto de entrada para nuevas solicitudes o tickets y hacer cumplir las reglas que evitan la entrada de proyectos incompletos.

7. Integra aplicaciones y herramientas

Los equipos que deseen mantener múltiples canales para recibir solicitudes deben considerar la integración de aplicaciones existentes con software de gestión de flujo de trabajo. Esto agrega una capa adicional de control para garantizar la integridad y confiabilidad de los datos. Las integraciones también consolidan datos de múltiples fuentes para eliminar silos y mejorar la visibilidad.

Además de mejorar la consistencia de los datos, la integración facilita la colaboración y proporciona una experiencia de usuario perfecta para clientes y empleados.

8. Automatice cualquier tarea que no requiera manos

Se estima que más de la mitad de los empleos en los EE. UU. podrían salvarse mediante la automatización tanto como 12 horas de trabajo. Este es un momento en el que los empleados pueden pasar de tareas repetitivas a actividades de creación de valor.

Los tipos de tareas que se pueden automatizar suelen ser aquellas que ocurren con frecuencia, son de naturaleza repetitiva y son fáciles de realizar. Algunas de las tareas más valiosas para automatizar incluyen la generación de documentos, notificaciones, correos electrónicos, procesos de aprobación y actualizaciones de estado. Cuando se combina con la integración, aumenta la cantidad y el tipo de tareas que se pueden automatizar.

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9. Usa plantillas de flujo de trabajo

Una plantilla de flujo de trabajo es un modelo de flujo de trabajo personalizable y prediseñado que ayuda a los equipos a crear y ampliar procesos coherentes y estructurados. Para los flujos de trabajo existentes, las plantillas pueden brindar orientación para la mejora o servir como estrategias de optimización del flujo de trabajo. Para el nuevo flujo de trabajo, modelo Proporciona un equilibrio entre estructura y flexibilidad, lo que ayuda a los equipos a iniciar flujos de trabajo con solo unos pocos clics.

10. Supervisar el flujo de trabajo

Comprender el rendimiento de su flujo de trabajo es fundamental para cualquier esfuerzo de optimización del flujo de trabajo. Los administradores y desarrolladores ciudadanos necesitan herramientas que les permitan medir el costo, la velocidad y la calidad de los flujos de trabajo y comparar su desempeño con los KPI y otras métricas.

La mayoría de los administradores de flujos de trabajo simplifican el monitoreo y la generación de informes con una herramienta de administración de flujos de trabajo que consolida los datos en múltiples vistas de tablero e informes personalizables. Esto hace que sea más rápido y fácil entregar información sobre el rendimiento del flujo de trabajo al liderazgo e impulsar la estrategia comercial general.

Optimización del flujo de trabajo: la clave para mejorar los procesos

Las tareas crean flujos de trabajo y los flujos de trabajo crean procesos. Toda empresa depende de flujos de trabajo optimizados para planificar su estrategia y lograr sus objetivos.

Cualquier flujo de trabajo, independientemente del departamento o la complejidad, se puede revisar, evaluar y mejorar cuando sea necesario. Con la amplia variedad de herramientas de gestión de flujo de trabajo disponibles en la actualidad, optimizar su flujo de trabajo es más fácil que nunca. Simplemente comprenda el flujo de trabajo y encuentre las herramientas adecuadas para optimizar rápida y fácilmente.

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