¿Qué es la mejora de procesos? La guía definitiva para mejorar la eficiencia y la productividad

¿Qué es la mejora de procesos?

La mejora de procesos, también conocida como mejora de procesos comerciales, se refiere a la práctica de encontrar formas de hacer que los procesos existentes sean más rápidos, más precisos, más eficientes y más confiables. Esta práctica debe considerarse un ejercicio continuo, no una acción única.

¿Por qué es importante la mejora de procesos?

La mejora de procesos es importante porque cada empresa depende de diferentes tipo de proceso de negocio para impulsar sus operaciones. si tu contrata , emitir o recibir pagos, o solución en el sistema de TI Hay un proceso detrás de todo lo que hace su empresa.

Sin embargo, si sus procesos empresariales tardan mucho tiempo en completarse, requieren más recursos de los planificados o producen resultados inconsistentes, es posible que experimente fallas en los procesos que reduzcan la eficiencia de sus operaciones comerciales. Los procesos ineficientes o imprecisos cuestan a las empresas hasta $ 1 billón al año. Las mejoras en los procesos pueden resolver este problema.

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¿Qué es la mejora de procesos de negocio?

La mejora de procesos de negocio suele ser un proceso diseñado para identificar problemas u oportunidades en procesos existentes, crear soluciones y luego Las soluciones se aplican a los procesos para optimizarlos práctica.

Para muchas empresas, el objetivo de la mejora de procesos puede ser una combinación de cualquiera de los siguientes: aumentar la productividad, ganar agilidad o visibilidad para adaptarse a las necesidades comerciales, agilizar el flujo de trabajo, aumentar las ganancias, parchear los agujeros de seguridad o crear una mejor experiencia de usuario: ambos interno y externo.

Las mejoras en los procesos pueden beneficiar a su empresa de varias formas, entre ellas:

• ahorrar tiempo. Uno de los beneficios más fundamentales de la mejora de procesos es reducir el tiempo que lleva completar una tarea al simplificar y reducir la cantidad de pasos involucrados.
• Mejores resultados. Las mejoras de procesos conducen directamente a mejores resultados, como un mejor desempeño de los empleados o hitos y tareas de procesos más claros.
• Mejorar la satisfacción del cliente. Servicio al cliente más receptivo, entrega de productos de la más alta calidad y cumplimiento de los plazos: a través de la mejora de procesos, todo es posible y contribuye a mejorar los resultados del cliente en todos los ámbitos.
• Aumentar la transparencia y la consistencia. Comprender y aclarar todas las etapas del proceso garantiza que todos los miembros de su equipo entiendan sus responsabilidades y les permite compartir información fácilmente y colaborar de manera eficiente.
• reducir gasto. Reducir los pasos redundantes o los procesos completos que consumen recursos valiosos es una forma simple y efectiva de garantizar que desperdicie la menor cantidad de tiempo y dinero posible.

¿Qué puede aportar la mejora continua de procesos a su empresa?

La mejora continua de los procesos ayuda a resolver los problemas de los procesos al dividir las mejoras en partes más pequeñas y manejables que ocurren de forma continua en lugar de a gran escala o cuando se vuelven demasiado grandes para administrar. Esto no solo ahorra tiempo y recursos a la empresa, sino que también ayuda a los equipos a abordar posibles problemas específicos del proceso antes de que se conviertan en un riesgo mayor para toda la empresa.

En lugar de esperar a que las cosas empeoren, la mejora continua de procesos alienta a los equipos a buscar e identificar continuamente oportunidades para mejorar o corregir los procesos comerciales existentes. Al implementar la mejora continua de procesos como una práctica constante, los procesos comerciales pueden ejecutarse de manera más eficiente y eficaz.

Ejemplo de mejora de procesos

Para comprender la eficacia de las mejoras de procesos, considere el proceso de incorporación de clientes.

Incorporación de clientes Los procesos se utilizan para dar la bienvenida a nuevos clientes, informarles sobre su producto o servicio y cómo usarlo, y cómo solicitar soporte. Cuando se realiza correctamente, el proceso de incorporación de clientes garantiza que los nuevos clientes aprovechen al máximo lo que ofrece, haga que su experiencia como cliente sea lo más fluida posible y genere éxito a largo plazo con su producto o servicio.

Un desafío común con la incorporación de clientes es la sobrecarga de información, lo que dificulta que los nuevos clientes digieran todo el conocimiento compartido o, lo que es peor, incluso ignorar gran parte de él. Cuando se trata de la satisfacción del cliente y un proceso de incorporación ineficiente, esto conduce a resultados inconsistentes y puede causar problemas para su equipo, como administrar materiales irrelevantes que requieren tiempo y dinero adicionales para distribuir.

Aquí hay dos mejoras de proceso simples que eliminan embotellamiento Y mejore la experiencia del cliente en lugar de reescribir el proceso de incorporación del cliente:

• Cree viajes personalizados de incorporación de clientes para eliminar información redundante o irrelevante. Al personalizar el proceso de manera estandarizada, diferentes clientes pueden recibir diferentes tipos de información en función de sus departamentos, casos de uso o necesidades específicos.
• usar Gestión de Procesos de Negocio (BPM) Plataforma para codificar y optimizar el proceso de onboarding de clientes. Con BPM, puede personalizar y automatizar procesos para que los clientes reciban los materiales adecuados para sus necesidades. Además, la configuración de flujos de trabajo en la plataforma BPM le permite mostrar de forma transparente el progreso de incorporación de cada cliente y Opciones integradas de métricas, registro e informes Describa claramente las responsabilidades de cada cliente.

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Métodos de mejora de procesos

La mejora de procesos se realiza utilizando métodos que ayudan a los equipos a evaluar el estado actual de los procesos e identificar oportunidades para mejorarlos. Para ayudarlo a desarrollar un plan de mejora de procesos, aquí hay algunos enfoques comunes de mejora de procesos:

ciclo PDCA

PDCA significa Planificar, Hacer, Verificar, Actuar. Este enfoque se utiliza con mayor frecuencia para la mejora continua de procesos y productos. El modelo de cuatro pasos funciona mejor como una herramienta de planificación de proyectos, recorriendo cada paso (planificar, hacer, verificar, actuar), de un lado a otro, en un ciclo sin fin para mantener la mejora continua.

Si esto suena como un enfoque ideal para su programa de mejora de procesos, consulte nuestro Plantilla PDCA gratuita Para empezar.

mejorar

Kaizen es una filosofía empresarial japonesa centrada en la mejora continua de operaciones o procesos. Esencialmente, Kaizen se trata de tener una mentalidad de mejora continua, un concepto simple pero clave a tener en cuenta.

Consulte estas publicaciones para obtener más información sobre Kaizen:

• Qué es Kaizen y cómo hacer Kaizen
• Actividades de mejora: 5 errores a evitar (+6 razones para hacerlo!)

Gestión de calidad total

La gestión de la calidad total es un método para lograr el éxito comercial a largo plazo a través de la satisfacción del cliente. Esto significa que, en última instancia, el propósito de la mejora se reduce a una sola cosa: brindar a los clientes la mejor experiencia posible.

Con TQM, las empresas se centrarán en mejorar los procesos, productos, servicios y su propia cultura para centrarse en el cliente. Hay ocho elementos principales de TQM:

1. Centrada en el cliente.
2. Todos los empleados están involucrados y deben esforzarse por ser una operación centrada en el cliente.
3. Un proceso definido y simplificado es esencial.
4. La integración del sistema es necesaria para conectar todos los procesos y departamentos.
5. TQM requiere un enfoque estratégico y sistemático.
6. La mejora continua es necesaria.
7. Las decisiones deben basarse en datos.
8. La comunicación eficaz es la base de la gestión de la calidad total.

Obtenga más información sobre la última versión de TQM: Gestión de Procesos de Negocio .

Teoría de las Restricciones

La Teoría de las Restricciones es un enfoque de mejora de procesos centrado en un hecho: identificar y gestionar rápidamente los cuellos de botella que obstaculizan los objetivos y la eficiencia del proceso.

Según el Theory of Constraints Institute, liderar los esfuerzos de mejora a través de este enfoque suele ser la forma más rápida y eficaz de aumentar la rentabilidad.

Leer sobre Teoría de Restricciones y Cómo identificar los cuellos de botella del proceso para más información.

5S

5S es un método que utiliza una lista de cinco palabras japonesas:

1. Seiri (traducción: ordenar).
2. Seiton (traducción: en orden).
3. Seisō (traducción: brillo).
4. Seiketsu (traducción: estandarizado).
5. Shitsuke (traducción: mantener).

Juntos, describen cómo se puede organizar mejor un negocio o proceso para lograr eficiencia y eficacia.

Utilice la plantilla de método 5S gratuita de Pipefy Obtenga más información sobre cómo usar este método e implementarlo dentro de su propia organización.

Análisis SIPOC y Mapeo de Procesos

SIPOC significa Proveedor, Información de Entrada, Proceso, Salida y Cliente. Los diagramas SIPOC son diagramas de flujo detallados de alto nivel. Esto ayuda a identificar elementos relevantes del proceso antes de que el equipo comience a trabajar para comprender mejor cómo debería funcionar el proceso.

Una vez que se completa el análisis SIPOC, es hora de comenzar a mapear el proceso. En esta etapa, el diagrama de flujo de alto nivel se convierte en un diagrama de flujo más detallado que describe a cada persona, departamento, acción o proceso que tiene lugar entre el punto A (punto de partida) y el punto B (punto final).

Aquí hay algunos recursos excelentes para aprender cómo SIPOC análisis y Como crear diagrama de flujo

VSM

Mapa de flujo de valor Muestra todos los pasos necesarios para entregar valor a los clientes, ya sean externos (clientes) o internos (empleados). Un mapa de flujo de valor incluirá todos los pasos necesarios para completar el proceso.

VSM ayuda al equipo a obtener una imagen completa de su proceso e identificar cualquier área de mejora.

Kanban

Los tableros Kanban son una excelente manera de fomentar la retroalimentación y planificar cualquier mejora continua del proceso, al visualizar el tablero con columnas dinámicas, aclarando todas las tareas en el proceso y su estado. Esto aporta visibilidad a cualquier mejora o tarea.

Si el trabajo pasa por un proceso sin problemas y es visualmente obvio, el proceso se está ejecutando. Sin embargo, si el proceso no fluye y el retraso se hace evidente a lo largo del proceso, está claro que algo anda mal y la mejora del proceso está en orden.

Aquí hay dos excelentes artículos sobre los beneficios y el uso de los tableros Kanban:

• ¿Qué es Kanban? Guía para principiantes
• Resuelve cuellos de botella con el método Kanban

Cómo identificar oportunidades de mejora de procesos

Los procesos que se utilizan principalmente para la mejora a menudo tienen las siguientes cualidades: ineficiencia, consumo de tiempo, falta de estándares y procedimientos, y contienen cuellos de botella que ralentizan la finalización del trabajo o detienen el flujo de trabajo por completo.

Combinados, estos problemas afectan funciones clave como la comunicación y la colaboración.

Cómo mejorar los procesos

Recordando todo lo que acabamos de discutir, aquí hay algunas formas de poner la información en acción y comenzar a mejorar el proceso.

señalar el problema

Primero, identifique el problema. ¿Hay barreras de comunicación? ¿Hay cuellos de botella que retrasan el flujo de trabajo? ¿Los desafíos están relacionados con la tecnología o el ancho de banda del equipo?

Decide en qué proceso te quieres enfocar

Una vez que comprenda cuál es el problema del proceso, puede comenzar a evaluar el proceso del problema.

Analizar cómo afecta el problema a las personas involucradas

Medir el impacto de los procesos ineficaces es un paso crítico para determinar la mejor manera de mejorar. Si tienes acceso al proceso Tablero o Reporte característica, extraer datos para informar este paso y comprender mejor el alcance potencial de las mejoras.

Identificar soluciones e implementarlas

Este es un esfuerzo de equipo, así que asegúrese de incluir a todos los involucrados en el proceso que está mejorando. Usar software para ayudar Mapeo de procesos puede ser particularmente útil.

¿Listo para comenzar a mapear sus mejoras? Echa un vistazo a nuestro gratuito Plantilla de mapeo de procesos comerciales .

Implementar normas y procedimientos

Un problema de proceso común es la falta de estandarización. Aborde este peligro potencial creando un mapa claro de cómo funciona el proceso y cómo funciona mejor dentro de él para evitar cualquier confusión interna.

En este punto, también debe considerar la creación de un criterio sobre cuándo evaluar las mejoras del proceso. Esto proporcionará información sobre si las mejoras son útiles.

Comunicarse con los miembros del equipo

Para que las mejoras tengan impacto y funcionen correctamente, es importante comunicar los cambios a los miembros relevantes del equipo.

Las revisiones de mejora de procesos se llevan a cabo de forma regular

Esto se explica por sí mismo, pero la mejora del proceso debe ocurrir más de una vez. Después de dejar que el proceso actualizado se ejecute durante un período de tiempo determinado (esto puede ser de tres a seis meses), revise los resultados y complete los vacíos restantes según corresponda.

5 consejos para dominar la mejora de procesos

1. Comience poco a poco

El mayor desafío para mejorar los procesos comerciales es sentirse abrumado antes de que comience la mejora. Esta actitud puede afectar la implementación de mejoras y puede dañar el apoyo de las partes interesadas.

Limite la cantidad de iniciativas de mejora que se están considerando implementar y comience poco a poco antes de pasar a mejoras más grandes. Ya sea que esté comenzando con un solo flujo de trabajo o un solo proceso, comience por identificar qué áreas de su proceso comercial son de alta prioridad y necesitan atención inmediata.

2. Desarrolle un plan de registro detallado

Sin un plan detallado que describa cómo implementar las mejoras, es posible que las mejoras del proceso no se implementen correctamente, que se introduzcan errores y que no se obtengan los resultados esperados.

Asegúrese de que todas las iniciativas de mejora de procesos no comiencen sin un plan claro y de que todos los detalles necesarios, como plazos, entregables, funciones y responsabilidades, estén enumerados y sean fácilmente accesibles.

3. Usa la técnica correcta

Use la herramienta que mejor se adapte a sus necesidades para ayudarlo a rastrear y administrar su programa de mejora. con interfaz de usuario visual Soluciones de automatización de procesos comerciales de código bajo Los procesos y flujos de trabajo se pueden crear y optimizar fácilmente sin depender de TI. Para un mayor nivel de control, busque Software que se integra fácilmente con pilas de tecnología existentes para Mejore el control y la visibilidad de los procesos de negocio.

4. Establecer normas y procedimientos

Una vez que se documentan y comparten las mejoras, también es importante establecer estándares y procedimientos para administrar adecuadamente las mejoras de procesos. Esto también asegurará la calidad de su plan de mejora.

A medida que se implementen las mejoras, asegúrese de actualizar tanto los estándares como los procedimientos, y notifique a todos los involucrados en el proceso para que estén al tanto de los cambios.

5. Automatización, automatización, automatización

La automatización de procesos comerciales aumenta la eficiencia de los procesos al estandarizar y repetir tareas relacionadas con la gestión de la mejora de procesos. mejorar

Además de automatizar las notificaciones o las comunicaciones por correo electrónico, la automatización de procesos puede consolidar datos, eliminar silos de comunicación y mejorar la exactitud, la velocidad y la precisión al reducir el trabajo manual y usar reglas para categorizar y enrutar elementos en los flujos de trabajo.

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Cómo involucrar a las personas en la mejora de procesos

Es importante asegurarse de que los equipos se sientan responsables de optimizar y mejorar sus procesos comerciales. Para involucrar a las personas en el proceso de mejora, hágales saber que su aporte es valorado y considerado, no solo para el proceso en su propio dominio, sino para la empresa en su conjunto.

Además de hacerles saber que sus voces son importantes, los gerentes y líderes deben dar a los equipos espacio y libertad para asesorar sin temor a reprimendas. Es más probable que los equipos deseen mejorar continuamente sus procesos cuando se les anima a mejorar sus propios procesos.

Mejore los procesos con software de automatización low-code

Procesos no optimizados debido a ineficiencias, mala experiencia del usuario o mayor riesgo Cuesta a las empresas hasta 1 billón de dólares al año. Al implementar una estrategia de mejora de procesos, los líderes pueden abordar los problemas de procesos actuales y anticipar problemas futuros.

Una de las herramientas más versátiles y efectivas disponibles para la mejora de procesos es Software de automatización de código bajo. Estas soluciones brindan una gama de características de mejora de procesos que son fáciles de usar para los equipos comerciales y lo suficientemente seguras para que los equipos de TI las aprueben. Los equipos comerciales pueden modelar, modificar y monitorear procesos en tiempo real en respuesta a la actividad de la competencia o los comentarios de los clientes. Los equipos de TI se liberan de la carga de resolver cada solicitud de cambio.

La automatización de código bajo se integra con los componentes de las pilas de tecnología existentes para brindar una experiencia de usuario perfecta y resolver los silos de datos. Lo que es más importante, las herramientas de código bajo brindan la flexibilidad necesaria para mejorar y coordinar cualquier tipo de proceso en cualquier departamento. presente y futuro.

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