La guía definitiva para el mapeo de procesos

Ejecutar proceso de negocio Las asignaciones son una excelente manera de comprender todos los pasos necesarios para completar un flujo de trabajo.

Con dicho mapa, los empleados, especialmente la alta dirección, pueden ver fácilmente cómo se realizan estos procesos, cómo se pueden mejorar o acortar y cuántos pasos se requieren para completarlos.

A lo largo de este artículo, explicaremos qué es el mapeo de procesos, cuáles son sus tipos, sus ventajas, sus métodos y cómo elegir una herramienta ideal para realizarlo.

¿Qué es un proceso?

Un proceso no es más que una serie de acciones vinculadas que, cuando se realizan, conducen a un determinado resultado. Es a través del flujo de trabajo de crear un producto o brindar un servicio que se agrega valor.

Para una mejor comprensión, podemos poner un ejemplo. contratar proceso de colaboradores. Hacer que funcione requiere preparar descripciones de puestos, publicar ofertas de trabajo, analizar y seleccionar currículums, contactar candidatos por teléfono, programar entrevistas, realizar pruebas, elegir ideales, negociar salarios y más. Todo finalmente llegó a un contrato.

Está claro que por un lado tenemos un objetivo y por otro lado tenemos los pasos necesarios para lograrlo. Esencialmente, todos los procesos comerciales son así.

¿Qué es el mapeo de procesos?

El mapeo de procesos es el acto de crear un diagrama de flujo de trabajo para una comprensión más clara del proceso y sus procesos paralelos.

Por lo general, los diagramas de flujo están diseñados para comprender los procedimientos que emplea un departamento particular de una empresa para lograr el producto final. Además, ayuda con la optimización y el ajuste, registrando sus acciones y estandarizando las rutinas para obtener mejores resultados.

En otras palabras, la idea del mapeo de procesos es que se identifiquen y corrijan sus cuellos de botella, y se estructuren todos sus pasos, dando como resultado un flujo de trabajo. Tal proceso ayuda a proporcionar previsibilidad al proceso, haciéndolo repetible.

¿Para qué sirven los diagramas de flujo?

Por lo general, el mapeo de procesos se realiza para establecer los estándares o procedimientos de desempeño de una empresa. Algunas organizaciones utilizan diagramas de flujo como tareas de procedimiento guía o cuadro y enfatiza la importancia de que los empleados sigan los pasos del flujo de trabajo en el orden correcto. Vea el ejemplo a continuación:

Sin embargo, al depender únicamente de los mapas para hacer cumplir los patrones de proceso, muchas métricas importantes terminan sin ser rastreadas. Esta es la razón por la cual el mapeo de procesos a menudo precede a la configuración de una herramienta de gestión de flujo de trabajo, un motor de flujo de trabajo o Gestión de Procesos de Negocio razones de software.

Tipo de mapa de proceso

Hay muchas maneras diferentes de documentar y desarrollar su diagrama de flujo. Puede usar diagramas de flujo, diagramas, mapas mentales o sus propias plantillas.

Sin embargo, algunas metodologías son ampliamente utilizadas y reconocidas y merecen más estudio. A continuación, presentamos los modelos de mapeo de procesos de negocio más comunes:

diagrama de flujo

Un diagrama de flujo es un diagrama que representa gráficamente todo el proceso, con todos los flujos de tareas y pasos necesarios para el resultado final de una operación determinada.

Los diagramas de flujo consisten en símbolos y elementos gráficos que muestran la secuencia de pasos del programa de manera lógica, mostrando cómo se debe realizar el proceso.

Los objetivos principales del método incluyen procesos de modelado y mapeo para que puedan ser estandarizados. De esta manera, es más fácil entenderlos y optimizarlos. Después de todo, cuando la secuencia de actividades es visible, es más fácil comunicarlas, identificar sus cuellos de botella e identificar oportunidades de mejora.

UML

Acrónimo de Unified Modeling Language, UML propone un estándar internacional para el modelado de procesos visuales. Consiste en diferentes diagramas que describen los límites, la estructura y el comportamiento de un proceso, así como sus objetos.

UML se utiliza en particular para el desarrollo y la implementación de software. Creada en 1996 por ingenieros de software y programadores, la notación ha sido adoptada por empresas como IBM, Microsoft y Oracle.

Mapeo de flujo de valor (VSM)

Value Stream Map, también conocido como VSM, es el más importante Uno de los principios lean. Es una representación visual de todas sus interacciones con sus clientes y el valor agregado por cada interacción.

Recuerde que el "valor" en este caso es lo que su cliente esté dispuesto a pagar. Con eso en mente, considere qué pasos se necesitan para agregar ese valor.

Todos estos pasos juntos forman el VSM, que describe todas las prácticas que agregan valor e identifica cuáles son innecesarias. VSM también le permite analizar y mejorar su proceso de entrega de valor.

BPMN

Otro método que definitivamente vale la pena conocer es BPMN (Business Process Model and Notation), que es probablemente el método más común de mapeo de procesos.

Utiliza símbolos para crear una representación gráfica del proceso: los óvalos representan el inicio/fin, los rectángulos representan tareas/pasos, los rombos representan puntos de decisión y las flechas representan el flujo del proceso.

SIPOC

Finalmente, tenemos el llamado diagrama SIPOC, (proveedor, entrada, proceso, salida y cliente, o proveedor, entrada, proceso, salida y cliente). Este es un diagrama de flujo de alto nivel que produce diagramas muy detallados.

Puede parecer difícil al principio, pero es una de las formas más intuitivas y prácticas de comprender rápidamente las etapas de un proceso, cuando las cosas comienzan y terminan con entradas y salidas.

Comprender los elementos de SIPOC:

proveedor: ¿Quién presenta la información para iniciar el proceso?

ingresar: ¿Qué información ingresó esta persona?

proceso: ¿Cómo manejar esta información?

producción: ¿Cuál es el resultado del procesamiento?

cliente: ¿A quién le proporciona la información procesada?

No hay absolutamente ninguna forma única de mapear su proceso: debe elegir qué método usar en función del nivel de detalle que está buscando.

Incluso podría decir que estos enfoques son complementarios: puede usar VSM para comprender el valor entregado al cliente y ver el panorama general, BPMN si desea diagramas de flujo funcionales y una mejor comprensión de dónde y de dónde proviene la información, y SIPOC Learn sobre las entradas y salidas del proceso.

Ventajas de la cartografía

Con la ayuda de herramientas de gestión de flujo de trabajo o Software de gestión de procesos empresariales (BPM) , la empresa obtuvo muchas ventajas. Puede rastrear procesos, detectar cuellos de botella, hacer cumplir estándares con campos requeridos o aprobaciones, detectar oportunidades de automatización y más.

El principal beneficio del mapeo de procesos es que garantiza una visión completa y precisa de las actividades realizadas por la empresa. Más fácil al analizar, documentar y documentar acciones Identificar cuellos de botella , puntos de mejora y posibles oportunidades. Echemos un vistazo más de cerca a todos los beneficios:

Ayuda a identificar cuellos de botella

Los mapas de procesos proporcionan una vista panorámica de todas las tareas, pasos y asignaciones de un proceso. Al analizar este "mapa", su equipo puede descubrir atajos para evitar o superar problemas.

Por ejemplo, puede identificar pasos redundantes y eliminarlos. Alternativamente, invierta el orden de los pasos para priorizar las actividades importantes que requieren más atención.

estandarizar

Hacer este tipo de mapeo también reproduce el patrón en el proceso. Crea un esquema gráfico que todos puedan ver. Por lo tanto, el proceso puede repetirse continuamente desde este modo. Esto ayuda a proporcionar previsibilidad en los resultados y evitar errores en el proceso.

Un proceso más estandarizado es también un proceso elástico. Imagina que el líder a cargo de un equipo deja la empresa. Al mapear el proceso, el gerente deja el plan completo sobre cómo funcionará el equipo a su sucesor. Esto evita que los cambios en el equipo o el liderazgo causen demasiados inconvenientes.

mejorar la toma de decisiones

El proceso de mapeo ayuda en la toma de decisiones, ya que brinda visibilidad de todas las fases y tareas y detalla el resultado final esperado de cada una. Esto facilita la extracción de números y conocimientos de su ejecución.

Con esto, los líderes pueden analizar más a fondo lo que funciona y lo que no, e identificar todos los recursos que necesitan para lograr sus objetivos finales.

Facilitar la colaboración

Un proceso en el que los pasos y las responsabilidades son claramente visibles para todos facilita la colaboración dentro del equipo. Si una etapa toma más tiempo por alguna razón, un profesional puede ofrecer ayuda para ejecutar la etapa.

Al mismo tiempo, ha aumentado la colaboración entre diferentes equipos. A partir de un proceso con patrones, es más fácil vincular las tareas de otros equipos porque los gerentes podrán determinar claramente cuándo y dónde se debe realizar la transición de un equipo a otro.

Este es el caso, por ejemplo, en el proceso de onboarding e incorporación de empleados en el departamento de recursos humanos.

Preparar procesos para la automatización

Gracias al mapeo de procesos, los equipos pueden identificar dónde la automatización es más valiosa. A menudo, las tareas repetitivas y manuales son la oportunidad perfecta para aplicar la automatización. Además de acelerar la ejecución en sí, esta característica libera tiempo a los profesionales del equipo y evita errores y reelaboraciones.

Aprende paso a paso cómo mapear procesos

Ahora que comprende cómo funciona el mapeo de procesos, los beneficios de los procesos de mapeo y cuatro formas diferentes de implementarlos, es hora de poner esto en práctica. Los siguientes son los pasos generales para mapear un proceso de negocio. Deben aplicarse usando los métodos y las mejores prácticas que ya hemos discutido.

1. Recopilación de información

Aquí es donde realmente ves cómo van las cosas en el proceso. Determine quién hace qué, cómo, cuánto tiempo lleva y qué recursos necesita. Reúna la mayor cantidad de información posible. Hable con profesionales experimentados involucrados en el proceso de dibujo.

Puede utilizar observaciones y entrevistas para recopilar la información necesaria. No olvides guardarlos y revisarlos.

2. Establece límites

Determine dónde y cuándo comienza el proceso y dónde termina. Comenzaremos el proceso y producción Todas las actividades/disparadores con todos sus resultados finales se llaman ingresar. A veces, un proceso tiene múltiples objetivos y es importante mapear todos los objetivos para determinar todos los resultados posibles.

Por ejemplo, en un proceso de contratación, la entrada es una solicitud de vacante de trabajo y la salida es un candidato seleccionado de un currículum archivado. Sin embargo, si estuviéramos hablando de un proceso de seguimiento de errores, la entrada sería un error recién descubierto y la salida sería un error resuelto.

3. Identificar proveedores y clientes

Determinar quién es la persona clave involucrada en el proceso es tan importante como comprender cada paso del proceso. Además del equipo encargado de ejecutarlo y gestionarlo, existen dos figuras relacionadas: Proveedores y Clientes.

El proveedor es el responsable de iniciar el proceso, y el cliente es quien recibe los resultados. Su comportamiento debe tenerse en cuenta al realizar el mapeo.

4. Enumerar y ordenar acciones

Ahora que sabe quién está haciendo qué y cuándo comienza y termina su trabajo, es hora de establecer los pasos intermedios. Comience describiendo cada paso o tarea con un verbo de acción. Puede ceñirse a la información estrictamente necesaria o detallar cada acción; estos detalles pueden ayudar a establecer el patrón de ejecución de los pasos.

5. Reglas comerciales y traspaso

Aquí, necesita una comprensión profunda de los procesos, las estrategias comerciales y cómo las cosas están conectadas y conectadas. Las reglas de negocio son las condiciones que facilitan la toma de decisiones, mientras que los traspasos representan la transferencia de responsabilidades entre equipos.

Por ejemplo, si una oportunidad de venta es superior a $10 000, debe asignarse a un ejecutivo de cuentas sénior: una regla comercial.

Un ejemplo de transferencia entre ventas y servicio al cliente, a su vez, es lo que sucede cuando alguien compra un producto y comienza a comunicarse con un profesional de servicio al cliente para utilizar el producto de la mejor manera posible.

6. Revisión y optimización

Una vez que su diagrama de flujo esté listo, verifique que el proceso realmente funcione como se esperaba. ¿Están las partes interesadas siguiendo un proceso ideal? ¿Hay pasos faltantes o pasos redundantes que se pueden eliminar?

Se debe utilizar un sistema de control para seguir la ejecución del proceso. Esto mantendrá a su equipo avanzando en la dirección de la mejora continua. La mejora incremental es la clave para ejecutar un proceso eficiente y orientado a objetivos.

Ejemplo de mapeo de procesos

Como hemos visto, el proceso de mapeo es básicamente comprenderlos y representarlos gráficamente. Puede hacer esto de varias maneras, con o sin el método estándar. El siguiente es un diagrama de flujo de ejemplo del proceso de cuentas por cobrar:

En este proceso, los pasos principales son:

• orden de compra
• Factura
• Historial de pagos (si corresponde)
• Factura de actualización del proveedor (si corresponde)
• Comunicar pagos con contratistas
• Incorporar los datos en el balance final.

También puede usar métodos internacionales para ayudar durante la fase de mapeo del proceso. P.ej, SIPOC lo ayuda a identificar elementos relevantes de un proceso antes de que su equipo comience a trabajar en él. Vea este ejemplo muy extraño (e hipotético) de un proceso:

Cómo elegir una herramienta de mapeo de procesos

Hay varias herramientas que le permiten mapear procesos. Por supuesto, este mapeo también se puede hacer solo con lápiz y papel. Sin embargo, para obtener el mejor beneficio posible de esta iniciativa, es importante buscar los mejores recursos disponibles.

Hay algunas cosas que debe tener en cuenta al elegir un sistema digital que le permita mapear sus procesos. Primero: ¿Se puede integrar con otras plataformas que ya utiliza la empresa? Esto es importante porque facilita la adaptación al nuevo software.

En este sentido, también es importante evaluar si el programa es fácil de usar. Además de acelerar la adopción de la plataforma, la facilidad de uso permitirá que más departamentos de la empresa mapeen sus procesos sin la ayuda de los equipos de TI.

Finalmente, verifique que el sistema proporcione una manera fácil de extraer y rastrear datos del proceso. El trabajo de mapeo de procesos es importante, pero es solo un paso en una serie de planes que juntos pueden ayudar a su equipo a trabajar de manera más eficiente.

Vea un ejemplo de un proceso mapeado en un sistema intuitivo y visual con una disposición de elementos en un tablero Kanban, así como etapas, etiquetas, asignación de responsables de cada paso y más:

¿Por qué el mapeo de procesos por sí solo no es suficiente?

Dibujar el flujo es un primer paso muy importante y tiene muchos beneficios. Pero muchos gerentes se quedan atrapados en ese momento preguntándose qué deberían estar haciendo con una pila de papel, diagramas y diagramas de flujo.

¿Cómo compartir y colaborar con todos? ¿Es esto suficiente para garantizar una aplicación estandarizada? ¿Cómo puedo extraer datos de mi proceso? A continuación, descubra por qué la automatización de procesos puede darle la respuesta.

¿Cómo puede ayudarte la automatización?

Además del mapeo de procesos, la automatización también es clave para estandarizar y optimizar las actividades de la empresa. Con ella, los beneficios de la tecnología facilitan la ejecución de tareas y decisiones, produciendo resultados cada vez mejores y escalables.

Los flujos de trabajo automatizados permiten a los equipos asociados con los procesos mejorar su capacidad para producir resultados, lo que genera los siguientes beneficios:

• productividad incrementada, con menos tiempo realizando tareas manuales, y los profesionales finalmente pueden dedicarse a funciones estratégicas;
• Reducir costos, lo cual está directamente relacionado con la reducción del tiempo de ejecución y errores en el proceso.
• seguridad y confiabilidad, Esto se debe a la baja incidencia de errores y reprocesos, y al respeto de los parámetros definidos durante el mapeo del proceso.
• centralización de datos, que además de facilitar la integración entre diferentes profesionales y departamentos, permite una recogida y tratamiento más dinámico de la información a través del ciclo del flujo de trabajo;
• decisión decisiva, ya que los datos procesados ​​en la plataforma de automatización brindan información sobre las realidades comerciales y los escenarios de pronóstico;
• Visibilidad y Previsibilidad, porque la automatización crea patrones y procesos continuos sin desviación. Por lo tanto, el líder conoce exactamente el estado de la actividad y cómo debe ejecutarse el proceso.

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