5 consejos para optimizar su flujo de trabajo y aumentar la productividad

En este artículo, explicaremos qué es la optimización del flujo de trabajo y cómo puede mejorar varios procesos en su empresa.

¿Qué es la optimización del flujo de trabajo?

Proceso de trabajo La optimización es la aplicación de reglas estandarizadas y estrategias de automatización a los flujos de trabajo existentes. El objetivo final es hacer que el trabajo sea más colaborativo, eficiente y menos propenso a errores. Con un proceso que sigue patrones lógicos y pasos bien definidos, es más fácil medir el desempeño y seguir un camino de mejora continua con tu equipo.

Casi todos los profesionales tienen un flujo de trabajo rutinario. La repetición es una referencia utilizada para completar tareas y lograr objetivos. Estos flujos de trabajo incluyen acciones que deben realizarse en un orden específico basado en factores condicionales y están influenciados por entradas externas. En general, todo flujo de trabajo tiene un objetivo final además de tener que notificar a las personas en qué realizar diferentes acciones.

Empecemos con Proceso de Reclutamiento Por ejemplo, este es cualquier Departamento de Recursos Humanos parte del trabajo diario. Implica una serie de tareas muy repetitivas y estandarizadas. Algunos de estos son: recibir contactos de las partes interesadas, entrevistar a candidatos varias veces, discutir el reclutamiento con gerentes en otros departamentos, recopilar comentarios de estos gerentes y hacer recomendaciones a los seleccionados.

Además, los empleados de los equipos de recursos humanos necesitan administrar la información en múltiples plataformas, como ERP (como se llaman los sistemas de planificación de recursos empresariales), software CRM (relación con el cliente), plataformas de análisis de datos e incluso herramientas más simples como calendarios.

Al integrar todos estos sistemas y crear automatización en diferentes etapas de contratación, los procesos de recursos humanos pueden fluir mejor y evitar fallas. P.ej, Automatice el flujo de trabajo Garantiza que los datos fluyan correctamente en todas las plataformas utilizadas, programa reuniones, notifica a las partes interesadas cuando se toman medidas y crea recordatorios para acciones de seguimiento.

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5 consejos para optimizar su flujo de trabajo

La optimización del flujo de trabajo se puede aplicar a múltiples procesos. Aquí hay cinco consejos para ayudar a su equipo a implementar con éxito esta transformación digital:

1. Integra todos tus datos y sistemas

La integración de los diversos sistemas involucrados en un flujo de trabajo es fundamental para aumentar su eficiencia y reducir los errores típicos de las tareas manuales. Muchos software (por ejemplo, ERP, CRM y plataformas de almacenamiento de datos) tienen interfaces de programación de aplicaciones (API) que se pueden usar para automatizar procesos.

Es importante asegurarse de que la automatización de su flujo de trabajo pueda integrarse con estas API, lo que permite que los datos fluyan libremente entre estas aplicaciones y su software de gestión de procesos. Esta estrategia le permite aplicar modelos lógicos a flujos de trabajo más allá de una sola plataforma. Con esto, se puede eliminar más trabajo manual del día a día del equipo.

2. Usa la lógica condicional

Así llamado lógica condicional ("if/then") permite automatizar procesos a través de decisiones instantáneas tomadas por software. Antes de las soluciones técnicas, estas decisiones debían ser tomadas manualmente por humanos, lo que requería tiempo. Al adoptar estas reglas predefinidas, puede hacer que su flujo de trabajo sea más complejo e inteligente.

Por ejemplo, si eres Cuentas por pagar Una vez que haya desarrollado un flujo de trabajo y necesite decidir si se debe aprobar una orden de compra, puede incluir una lógica condicional para rechazar automáticamente cualquier solicitud de compra que exceda un determinado presupuesto. Esta automatización ahorra tiempo a los empleados y evita errores humanos.

3. Notificar a las partes interesadas sobre acciones importantes

Uno de los cuellos de botella más comunes en el flujo de trabajo es la sobrecarga de comunicación. Cuando muchas personas están involucradas en un proceso determinado, los empleados deben coordinar los horarios de las reuniones, alertarse mutuamente sobre los cambios y enviar seguimientos para garantizar que el trabajo se realice a tiempo. Al crear el apropiado Sistema de alarmas, la mayoría de los cuales se pueden automatizar.

Por ejemplo, si un proceso comercial involucra a diferentes personas en varias etapas de su ejecución, el flujo de trabajo se puede configurar para notificar a todos sobre cualquier cambio y alertarlos si tardan demasiado en completar las acciones de las que son responsables.

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4. Elimina la entrada manual de datos

La adición manual de datos a la plataforma a veces lleva mucho tiempo y aumenta el riesgo de error. Puede causar retrasos o incluso fallas que afecten el proceso. Si bien este tipo de actividad no siempre se puede eliminar por completo (por ejemplo, debido a la naturaleza de la fuente de datos original), a menudo no es necesario completar manualmente la información que simplemente se puede transferir desde otro lugar.

Los datos utilizados en los flujos de trabajo deben provenir directamente de la fuente original, y la integración entre sistemas facilita la transferencia de esta información, lo que evita que esta tarea sea realizada manualmente por humanos. Por lo tanto, además de integrarse con otras plataformas externas, los sistemas de automatización deben poder comunicarse con estas plataformas y sincronizar bases de datos.

5. Realice un seguimiento de las métricas, controle los análisis y mejore el flujo de trabajo

Es importante recopilar datos y realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento para identificar posibles puntos de mejora en el flujo de trabajo.

Los sistemas de análisis de datos pueden ayudar con este alto nivel de monitoreo. Por ejemplo, pueden notificar automáticamente a los gerentes cuando el desempeño del equipo se deteriora y necesita atención. Por lo tanto, mejorar el flujo de trabajo siempre debe ser una práctica continua.

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La optimización del flujo de trabajo permite a las empresas automatizar y mejorar sus procesos comerciales, haciéndolos más eficientes, personalizados, precisos y colaborativos.

Para hacer esto, necesita una plataforma que pueda integrar todo el software y los proveedores de datos que utiliza su equipo para administrar automáticamente su flujo de trabajo. Pipefy proporciona lo que necesita para crear una automatización eficiente que cumpla con todos estos requisitos Todas las herramientas. Solicite una demostración gratuita para ver cómo la automatización puede transformar su negocio.