El Método Kanban: qué es y cómo te ayudará a automatizar tu trabajo (+ plantillas de tablero listas para usar)

confusión. Falta de visibilidad de la misión. Dificultad de comunicación entre equipos. Estos son desafíos comunes en la gestión de proyectos y procesos comerciales. Problemas que pueden eliminarse o facilitarse en gran medida adoptando el método de trabajo Kanban.

Kanban fue creado en la década de 1960 por el famoso fabricante de automóviles Toyota. El nuevo método se creó para aumentar la eficiencia del proceso de fabricación y evitar al máximo el desperdicio, creando un Sistema de Gestión Lean o Lean, que es el término más conocido en inglés. El nuevo enfoque marca un cambio de paradigma, de la línea de producción estilo Ford a a tiempo sistema de control.

Sin embargo, el impacto se extiende más allá de las fábricas y los fabricantes. método de trabajo kanban Iniciado por equipos de desarrollo en un sistema llamado desarrollo de software ágil usar. Desde entonces, Lean Management ha sido adoptado por empresas de todo el mundo, independientemente de su área de especialización, porque es extremadamente adaptable.

En este artículo, explicaremos cómo funciona el método, qué es Kanban y cuáles son los mayores beneficios de Kanban para la gestión de empresas o departamentos. A través de su aplicación, puede fácilmente Automatice el trabajo en equipo sin programación. Discutiremos este avance y cómo Kanban digital puede ayudarlo en la práctica en la segunda parte de este artículo.

¿Qué es el método Kanban?

El método Kanban es una finalización de la gestión. proyecto o proceso Enfoque simple e intuitivo de las actividades deseadas. Permite implementar sistemas de gestión individuales, de equipos e incluso organizacionales. Utilizando muy pocos recursos, es posible realizar un seguimiento del progreso de todas las tareas de los miembros del equipo, lo que es especialmente útil para gestionar el trabajo en equipo.

"Podemos decir que Kanban es una forma de descubrir problemas e ineficiencias en el flujo de trabajo, garantizar la posibilidad de abordarlos y brindar resultados consistentes para los clientes internos y externos de la empresa". Alessio Alionço (CEO de Pipefy)

Independientemente de su área de especialización o cuántas etapas tenga su proceso, el enfoque se puede adaptar para adaptarse perfectamente a sus necesidades. Para ello, el principal recurso que necesitas es Kanban.

¿Cómo funciona Kanban?

Un Kanban es una representación visual de un flujo de trabajo, que contiene las tareas y los pasos necesarios para completarlo.

Por lo general, un tablero Kanban consta de columnas que representan pasos en un flujo de trabajo. La forma más fácil de organizar estos pasos es agruparlos en "To Do", "Doing" y "Terminado". Pero puede modificar el tablero de la forma que desee, creando tantos pasos como desee para lograr el resultado final.

Además de las columnas, otro elemento básico de un tablero es una tarjeta o post. Corresponden a las actividades que se realizarán en este proceso, siendo posible monitorear el estado de cada tarea y por ende de todo el proceso. Las tarjetas representan cualquier tipo de actividad, como: facturas por pagar, candidatos por evaluar durante el proceso de selección, texto o imágenes por crear, o incluso fallas en proyectos de desarrollo de software.

Partiendo de estos dos elementos básicos, Kanban se puede construir de diferentes maneras. Puedes crear un tablero físico o usar la plataforma para una versión digital. Por eso encontramos de todo, desde paredes de oficinas hasta software en la nube Todos los tableros Kanban brindan acceso a personas relevantes.

Al construir un tablero Kanban simple, puede comenzar a usar el método de trabajo Kanban con su equipo.

Visibilidad, productividad y flexibilidad: los beneficios de Kanban impulsarán el rendimiento de su empresa

Al adoptar tableros (ya sean físicos o digitales), notará rápidamente los beneficios de Kanban para la gestión de proyectos y procesos. Destacaremos tres de ellos y los explicaremos en profundidad para que comprenda lo que está en juego al implementar el enfoque.

#1 Visibilidad

El poder de la comunicación visual La investigación muestra que la comunicación visual es más poderosa que la comunicación verbal. El 80% de las personas recordaba algo que vio o hizo mejor que una explicación escrita o verbal.

Dado que es más fácil para los humanos absorber la información visualmente, la organización de tareas en un tablero Kanban facilitará que los equipos comprendan el trabajo. Cuando todo el mundo tiene acceso a la información, la comunicación es más fácil y la colaboración surge de forma natural. Esta visibilidad también fomenta la autonomía entre los miembros del equipo, quienes comienzan a ver sus actividades de una manera más holística y estratégica.

Desde la perspectiva de un gerente, la transparencia que brinda Kanban es un punto de inflexión crítico en la optimización de la gestión de proyectos o procesos. Supervisar toda la actividad del equipo en un solo tablero reduce el tráfico de correos electrónicos y mensajes, las reuniones y el tiempo dedicado a ingresar datos en hojas de cálculo.

Además, esta transparencia se ha vuelto crítica a raíz de la pandemia de Covid-19, cuando muchas empresas tuvieron que adaptarse. Regímenes de trabajo remoto o híbrido . Romper las barreras de comunicación puede reducir los "silos" en la empresa y facilitar la entrada de nuevos miembros del equipo. Incluso si en realidad no están trabajando juntos, tendrán un lugar para visualizar y comprender cómo funciona el flujo de trabajo.

#2 Productividad

Centralización y Eficiencia Un tablero con información centralizada ayuda a optimizar su negocio. En una encuesta realizada por Business Wire, el 67% de los profesionales dijeron que su trabajo sería más fácil si todas sus aplicaciones estuvieran en una sola ventana.

Un tablero Kanban es una pantalla que centraliza todas las actividades, lo que a su vez facilita el trabajo de tu equipo. usar Software como Pipefy , que proporciona un tablero digital y en la nube, equipado con la capacidad de complementar Kanban, puede mejorar aún más la eficiencia de su equipo (además de automatizar tareas, de las que hablaremos más adelante).

Por lo tanto, el aumento de la productividad es un gran beneficio de Kanban, ya que la información centralizada, las tareas y los objetivos claros se representan visualmente, así como la priorización fácil mediante el monitoreo de la actividad en tiempo real. Este monitoreo permite a los gerentes acceder a los datos que necesitan para tomar las decisiones correctas y revisar las políticas cuando sea necesario.

Pero las ganancias de productividad van aún más allá. El uso del método Kanban, especialmente en el caso de tableros digitales, permite el análisis del trabajo realizado ya que todo queda registrado en el tablero. Se puede evaluar el tiempo que lleva completar cada tarea, la capacidad de entrega del equipo, si hay desperdicio, cuellos de botella o la necesidad de contratar más profesionales para entregar los resultados deseados.

En resumen, el enfoque Kanban permitirá una mejor gestión de los recursos, el tiempo y las personas, manteniendo el enfoque en el equipo, aumentando así la productividad.

#3 Flexibilidad

Otra ventaja del método Kanban es la flexibilidad que ofrece. Independientemente del campo o departamento, puede usar Kanban para modelar cualquier tipo de flujo de trabajo.

Pero para convertir el conocimiento de las métricas que mencionamos anteriormente en ganancias de productividad, se necesitan cambios en el flujo de trabajo. Cuanto más grande es la empresa, más complejos son sus procesos y los equipos deben enfrentar el desafío de lidiar con el flujo de tarjetas. Por lo tanto, la flexibilidad y la capacidad de responder rápidamente a las nuevas demandas y cambios son fundamentales para el éxito empresarial.

En la práctica, los sistemas de gestión Kanban proporcionan exactamente esta flexibilidad. Más allá de la creación inicial de un proceso personalizado, es fácil agregar pasos, eliminar partes que no funcionan y repensar responsabilidades. Con Kanban se puede mejorar de forma autónoma y continua el proceso sin mayores dificultades, dando como resultado un proceso siempre optimizado y actualizado.

Siguiente paso: comprensión de la automatización del flujo de trabajo

Ahora que comprende el método y comprende algunos de sus beneficios, sabe que usar Kanban para organizar su trabajo revolucionará la forma en que usted y su equipo logran resultados. Pero, como mencionamos, puede ir más allá al adoptar un software para crear tableros de señalización digital.

Con Pipefy, tiene muchas más posibilidades para mejorar la gestión y el análisis de procesos, además de pantallas fáciles de configurar con una vista Kanban de los pasos y actividades del flujo de trabajo. También proporciona capacidades de Business Process Automation (BPA) y se integra con Robotic Process Automation. (RPA) Integración de soluciones.

Estos son algunos ejemplos de lo que puede lograr con el software:

→ Crear reglas de negocio. Esto significa que cada paso del tablero Kanban definirá campos, información y automatización. Esto permite estandarizar los procesos.

→ Incluya los plazos requeridos. Además de monitorear las tareas del equipo, puede agregar fechas de vencimiento e incluso establecer cuánto tiempo pueden permanecer las tarjetas en cada paso del proceso.

→ Delegar la responsabilidad de tareas específicas. Según la necesidad o etapa, se puede reenviar la tarjeta a diferentes profesionales, pudiendo automatizarse esta delegación.

→ Automatización de todo el proceso. Pipefy permite configurar activadores o eventos para que el software los ejecute automáticamente cuando se produzcan acciones ( ¡No requiere programación! ). P.ej:

• Envíe un correo electrónico cuando la tarjeta llegue a un paso específico del proceso;
• Notificar a los líderes cuando los plazos para sus asignaciones estén retrasados;
• Cuando se cumplan los criterios, pase la tarjeta a la siguiente etapa del proceso;
• Integre flujos de trabajo con otras plataformas , como ERP, software de firma electrónica, aplicaciones de mensajería, etc.

¿Qué significa la automatización de procesos? "La automatización de procesos consiste en una serie de pasos o tareas manuales que se automatizan para mejorar el flujo de trabajo, simplificar las tareas rutinarias repetitivas y minimizar los errores". existir En una encuesta realizada por Salesforce, el 73 % de los líderes de TI dicen que la automatización de procesos puede ahorrarles a los profesionales de la empresa entre un 10 % y un 50 % del tiempo que dedican a tareas manuales. entender más: https://www.pipefy.com/pt-br/artigos/o-que-e-automacao-de-processos/

Kanban digital para la automatización de la práctica

Los ejemplos anteriores ilustran las posibilidades que brinda la automatización de procesos para mejorar el trabajo diario y los resultados comerciales. Pero, ¿cómo funciona esto en la práctica?

A continuación, encontrará ejemplos de empresas que utilizan Kanban y Pipefy para automatizar procesos. También puede encontrar plantillas de tablero listas para usar en la plataforma para los departamentos de marketing, servicio al cliente y finanzas.

Caja Magalu: Pipefy 3000 piezas por mes

El estudio de diseño y branding de Magazine Luiza es responsable de toda la comunicación en la cadena minorista, utilizando el método de trabajo Kanban para la producción de contenido. El equipo de marketing es un equipo interno de solo 10 personas que administran y ejecutan más de 3000 medios por mes.

Pipefy permite crear flujos de trabajo estandarizados con campos obligatorios en pasos específicos. Además de centralizar las sesiones informativas en una plataforma y automatizar los procedimientos manuales, como las tarjetas con el trabajo completado, pasan automáticamente a la etapa "Terminado".

Lea el estudio de caso completo aquí.

Comience hoy mismo con el tablero de solicitudes de marketing listo para usar de Pipefy

Caso Gympass: la automatización ahorra 11.000 horas al mes

Gympass es una plataforma de bienestar corporativo que utiliza Pipefy para ejecutar más de 40 procesos diferentes, desde ventas hasta finanzas. Pero el principal proceso de gestión es la captación y captación de nuevos clientes. A medida que llegan nuevos clientes, los departamentos de servicio y finanzas se activan automáticamente para realizar las tareas necesarias.

Además de los contactos interdepartamentales, Gympass envía correos electrónicos automatizados y se integra con Pipefy, otro software necesario para las operaciones. cuando hay nuevas transacciones CRM plataforma Fuerza de ventas Cuando se hace en Pipefy, se crea automáticamente una tarjeta en Pipefy para un mejor servicio al cliente y se integra Inducción experiencia.

Lea el estudio de caso completo aquí.

Comience hoy mismo con el marco de gestión del éxito del cliente listo para usar de Pipefy

El caso BASF: conectando procesos y eliminando hojas de cálculo

Finalmente, hablemos de la división de Soluciones Agrícolas de BASF, que implementó el método de trabajo Kanban usando Pipefy y ahorró 2.400 horas en un año a través de la automatización.

Con 20 departamentos y 52 tableros Kanban, Pipefy delega automáticamente tareas a los miembros del equipo, envía correos electrónicos estandarizados y actualiza información importante sobre el proceso.

Además, la implementación de reglas de negocio, la transparencia de los procesos y la medición de la eficiencia a través de informes fáciles de extraer también ayudan a mejorar el flujo de trabajo de la empresa.

Lea el estudio de caso completo aquí.

Comience hoy con el marco listo para usar de Pipefy para los procesos de adquisición

Aplica el método de trabajo Kanban y crea procesos automatizados con Pipefy

Como hemos visto, los beneficios de Kanban son numerosos y con una herramienta como Pipefy, es fácil implementar el método. Además de ser fácil de automatizar procesos, puede adaptarse a diferentes departamentos y áreas de actividad en una plataforma intuitiva que no requiere conocimientos técnicos de programación para crear reglas de automatización.

Con Pipefy puedes crear tableros Kanban desde cero usando nuestras plantillas biblioteca plantillas listas para usar en, incluso administrar Bandeja de entrada compartida para administrar fácilmente las solicitudes de correo electrónico que recibe su equipo.

Empresas de todo el mundo utilizan Pipefy para acelerar su transformación digital. ¿Por qué usar Pipefy?