6 beneficios de los flujos de trabajo digitales

La transformación digital no es un tema nuevo, pero es muy importante. Datos internacionales de empresas se prevé que la inversión mundial en transformación digital alcance los 6,8 billones de dólares para 2023 a medida que las empresas y los gobiernos se ajusten a la nueva realidad posterior a la pandemia de COVID-19.

A medida que el trabajo remoto y los modelos híbridos se vuelven más populares, además de aumentar el mercado La urgencia de la eficiencia y la productividad Además, los flujos de trabajo digitales serán cada vez más importantes para mantener la competitividad de las empresas.

¿Qué es un flujo de trabajo digital?

Flujo de trabajo Identifique tareas y guíe la ejecución de todas las tareas en todo el sistema comercial, ya sea automatizado o no. Por lo general, los flujos de trabajo se utilizan para mapear el progreso de un proyecto o servicio de principio a fin de una manera que sea fácil de seguir y comprender.

Número cambio Proceso de trabajo Permita que los equipos digitalicen tareas, estandaricen fases y ejecuten reglas, a menudo utilizando soluciones basadas en la nube (las llamadas "nubes"). Muestra información en tiempo real, mejora la comunicación entre los miembros del equipo y con otros departamentos de la empresa, almacena informes o datos de auditoría y puede utilizarse para automatizar acciones repetitivas.

Implementar flujos de trabajo digitales es imprescindible para cualquier empresa Estrategias importantes para la transformación digital. Al igual que los flujos de trabajo regulares, los flujos de trabajo digitales pueden incluir muchos empleados, equipos y tareas diferentes. Pueden ser simples o complejos, pero deben ser repetibles en un proceso que se ejecuta con regularidad.

Para ilustrar cómo los flujos de trabajo digitales pueden mejorar los procesos a través de la tecnología, echemos un vistazo paso a paso a la incorporación de empleados. Sin flujos de trabajo digitales, se requieren muchas tareas manuales (incluso en correo electrónico u hojas de cálculo). Responder mensajes de nuevos empleados y preguntas de otros departamentos, escribir y reenviar correos electrónicos, recibir documentos, guardar y compartir información son algunas de las acciones que se pueden automatizar.

Hay muchos pasos, la mayoría de los cuales son repetitivos, que pueden dar lugar a errores humanos y retrasos.

Personal Inducción El flujo de trabajo involucra múltiples pasos, diferentes departamentos y gerentes de contratación, lo que aumenta su complejidad. Es por eso que las cosas se complican aún más cuando Recursos Humanos recibe una solicitud de incorporación masiva. Mediante la gestión de flujos de trabajo y el uso de software automatizado, los procesos de flujo de trabajo digital requieren menos pasos y menos intervención humana.

Automatización del flujo de trabajo digital: la mejor manera de aumentar la productividad

Los flujos de trabajo digitales ayudan a centralizar la información y la comunicación, y permiten que todas las partes controlen el progreso del proceso. Los gerentes pueden incluso automatizar tareas y notificaciones para aumentar la eficiencia.

De acuerdo a SnapLogic En su lenguaje, las tareas repetitivas que se pueden automatizar fácilmente, como "buscar información e ingresar, procesar y analizar datos, y combinar datos de múltiples fuentes, toman un promedio de 19 días hábiles por año". empresas.” Los profesionales pueden dedicar gran parte de su tiempo a actividades más importantes y valiosas.

Automatizar los flujos de trabajo significa usar disparadores para programar acciones a lo largo del tiempo, crear notificaciones automáticas, Alertas de plazos incumplidos y más. También significa integrar el software de gestión de flujo de trabajo con otras herramientas para establecer un flujo de información entre ellas, evitando operaciones manuales, pérdida de tiempo de trabajo y errores humanos.

Suena bien, ¿verdad? Pero, ¿cómo pueden las empresas automatizar los flujos de trabajo sin abrumar a sus departamentos de TI?

La respuesta está en las plataformas sin código. Permiten a los desarrolladores ciudadanos (Sin conocimientos de programación profesionales) para crear flujos de trabajo digitales automatizados. Simplemente use el cursor para seleccionar y arrastrar elementos y organizar elementos visualmente, y todos pueden automatizar los flujos de trabajo sin un lenguaje de programación.

Por lo tanto, la automatización se aprovecha al máximo transformación digital y una herramienta para hacer que el trabajo diario sea más inteligente: los formularios y los correos electrónicos no serán útiles en ese sentido. necesitará Mas complejo y herramientas sofisticadas para digitalizar y automatizar procesos.

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6 beneficios de automatizar flujos de trabajo digitales

Digitalice y automatice los flujos de trabajo independientemente del tamaño de la empresa o la industria Todo ayuda para optimizar y simplificar su proceso. Si aún no está convencido, consulte el siguiente software de gestión de flujo de trabajo de implementación:

• ahorrar tiempo. Centralice las tareas en un solo lugar mientras automatiza los pasos repetitivos, dando a su equipo más tiempo para concentrarse en prioridades y actividades de mayor valor agregado.
• Reducir los errores y el riesgo operativo. Al eliminar la entrada manual de datos, aplicar reglas automatizadas y configurar alertas, reducirá drásticamente los errores que a menudo ocurren cuando entran en juego los correos electrónicos y las hojas de cálculo.
• Mejorar la transparencia. Todos los miembros del equipo pueden comprender mejor las tareas, las prioridades, los plazos y el estado de la actividad. El software de gestión del flujo de trabajo mejora la colaboración y la transparencia en el lugar de trabajo al delegar funciones y responsabilidades con claridad.
• Hacer posible el trabajo remoto. Como fuente de unidad y protocolos actualizados, los flujos de trabajo digitales hacen que el trabajo sea más cohesivo y mejoran la coordinación del equipo. Todo el mundo está al tanto de lo que hay que hacer, incluso si no están en la misma zona horaria.
• Publicar resultados. Usando flujos de trabajo digitales, puede registrar todas las actividades del equipo. Esto permite difundir los resultados, preservar datos importantes y facilitar la auditoría.
• Tome decisiones basadas en datos. El acceso a todos los datos te permitirá analizar todo lo que hace tu equipo, identificar cuellos de botella en el proceso y definir objetivos específicos. ¿resultado? Decisiones más rápidas y precisas.

Me gustaría ver la adopción en la vida real. ¿Impacto positivo del software de gestión de flujo de trabajo digital? Descubra cómo estas empresas utilizan Pipefy para mejorar sus procesos de trabajo y sus resultados.

Flujo de trabajo digital para la contratación e incorporación de empleados

James Delivery es una plataforma brasileña que conecta consumidores, repartidores y tiendas, ofreciendo una amplia gama de productos las 24 horas del día, los 7 días de la semana. En 2023, expandieron sus operaciones de 1 ciudad a 25 ciudades e hicieron pronósticos aún mayores para los próximos años. Como resultado, manejar grandes flujos de trabajo se ha convertido en una prioridad para las empresas.

En este caso, el departamento de recursos humanos de James comenzó a usar Pipefy para crear flujos de trabajo automatizados y digitales, y trabajó con ellos para administrar el proceso de contratación e incorporación de empleados.

Además de centralizar y automatizar la comunicación con los candidatos seleccionados y el equipo responsable de la incorporación, el equipo puede estandarizar y automatizar la apertura y aprobación de nuevas vacantes. Ahora, reciben todos los documentos de nuevas contrataciones a través de un formulario en línea estandarizado.

Al garantizar que toda la información importante se visualice en un solo lugar, el equipo de recursos humanos de James Delivery logró un ROI (retorno de la inversión) del 134 % en solo dos meses. Esto reduce la necesidad de reclutadores, lo que permite a los empleados ocupar puestos más estratégicos dentro de la empresa.

Obtenga más información sobre los resultados de entrega de James

Crear y aprobar 3000 piezas de marketing por mes

Los departamentos de marketing también pueden Desarrollar flujos de trabajo digitales beneficio de. Este es el caso entre Magazine Luiza y Pipefy. Magazine Luiza es una de las tiendas por departamentos más grandes de Brasil, con una sólida red logística y operaciones de comercio electrónico de diez dígitos.

Aunque la empresa ya contaba con flujos de trabajo digitales, las herramientas que había utilizado anteriormente tenían una eficiencia limitada. Casi la mitad de los informes que recibió el departamento de marketing estaban incompletos, lo que retrasó la tarea. También hay retrasos frecuentes debido a problemas de comunicación y tareas completamente dispersas. Pero Pipefy cambia eso, permitiendo que los equipos de marketing creen y aprueben miles de piezas de contenido cada mes.

¿Qué causó este resultado? La digitalización y los flujos de trabajo inteligentes garantizan informes estandarizados, solicitudes centralizadas y la automatización de procedimientos que antes eran manuales. De esta forma, el equipo de Magazine Luiza eliminó el retrabajo y los escritos incompletos bajaron del 47% al 31%.

Obtenga más información sobre cómo Magazine Luiza automatiza los flujos de trabajo digitales

Flujo de trabajo digital para el proceso de adquisición centralizado

Los departamentos financieros también pueden optimizar sus procesos a través de flujos de trabajo digitales y automatización. Samsonite es líder mundial en el comercio de equipaje, maletas y otros accesorios.

Las operaciones de compra de Samsonite son casi totalmente manuales. Se gestiona principalmente por correo electrónico y documentos incompatibles con el nivel actual de transformación digital en las grandes empresas. Sin embargo, al usar Pipefy para crear y administrar flujos de trabajo digitales, Samsonite Finance pudo centralizar su proceso de adquisición. Recopilan toda la información necesaria a través de formularios en línea y procesan cada orden de compra de manera más eficiente y precisa.

Además de obtener más visibilidad de sus procesos, el equipo integró Pipefy con el sistema ERP que ya está en uso, lo que facilita el control de gastos y el seguimiento de resultados. Gracias a las soluciones de flujo de trabajo digital, la empresa ahorró a los empleados más de 2370 horas en solo cinco meses.

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